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¿Cómo me ayuda mi asistente a organizarme?

Más allá de la ayuda en tareas, mi asistente me otorga paz mental

Hugo M. Bretón 
Es Director de Producto en Octhopus y tiene más de 5 años trabajando como freelancer y emprendedor de medio tiempo. El apoyo de sus asistentes virtuales ha sido crucial para lograr eso y avanzar proyectos profesionales y personales los últimos años.

Aunque otros no me perciben como desorganizado, tengo demasiadas ideas en la cabeza y participo en más iniciativas de las que debería. Eso me angustia a veces, sintiendo que no avanzo lo suficiente. Mi asistente virtual me ha ayudado en mi organización y a liberar estrés. Además, creo que puedo ser emprendedor de medio tiempo gracias a ellas. Y es que desde que Gaby y yo arrancamos Octhopus, he tenido más de seis asistentes distintas. Sin embargo, mi flujo de trabajo no se ha visto afectado por estos cambios.


Yo veo dos ángulos aquí: mi asistente me ayuda ser más organizado, pero eso ocurre porque hemos encontrado cómo organizarnos como equipo para ser efectivos. Acá recopilamos Frida (súper estrella en turno, mi asistente actual) y yo algunas ideas en ambos sentidos.

¿Cómo me ayuda a ser más organizado?

  • Estableciendo rutinas. A través de la colaboración con mi asistente he podido reforzar rutinas que me hagan más productivo. No sólo mis llamadas con ella (más sobre eso abajo), sino también utilizar los resultados de su trabajo para mejorar mi rutina por la mañana, mi planeación semanal, mis metas mensuales, etc.
  • Delegando tareas administrativas. Esto es lo más obvio en la lista, puesto que justo para esto trabajo con mi asistente. Pero más allá de ejecutar las tareas, mi asistente me ayuda a que documentos, trámites, y proyectos queden organizados en mi repositorio digital. Cada semana reviso una lista de actividades que me quitan el tiempo para discutir con ella y explorar cómo me puede ayudar.
  • Delegando distractores. Existen algunas tareas en las que me ayuda Frida que aunque son sencillas, toman tiempo, sobre todo al acumularlas. En el pasado mis asistentes me han ayudado a planear viajes, comprar boletos, investigar dónde comprar algún objeto o precios, reservaciones, etc. A veces me podría interesar dedicar tiempo a estas actividades pero son pequeños toques en el hombro que me distraen de mi trabajo. ¡Qué mejor que se resuelvan sin que yo me involucre! 
  • Aprovechando contexto. Siempre me ha sido útil proporcionarle información a mi asistente sobre mi empresa y mi rol, así como en qué quiero orientar su apoyo. Este contexto inicial, y que se va ampliando con cada asignación de tarea facilita la interacción e incluso ha permitido que ella me proponga nuevas tareas donde me pueda ayudar.
  • Compartiendo herramientas digitales. Trabajo con mis asistentes con herramientas de Google, como Drive y Docs. Adicionalmente, les doy acceso a cierta información y contraseñas de manera segura para agilizar nuestra colaboración. 

¿Cómo me organizo con ella?

  • Establezcan comunicación. Hay varias maneras de comunicarme con mi asistente, mientras más personal y "en vivo", mejor para mí. La mayor parte de nuestros contactos son por conferencia de video o telefónicos, aunque también le envío mensajes por WhatsApp o correos electrónicos. Establecer los canales de comunicación es sólo el comienzo, ya que también hablamos de prioridad y comunicaciones programadas. Nosotros tenemos una llamada semanal (aunque podría ser quincenal) para revisar productos finales, pendientes y nuevas asignaciones.
  • Exploren contexto. En cada tarea que asigno a mi asistente, le proporciono toda la información necesaria alrededor de la tarea que pueda ayudar a entender mejor la tarea y que el entregable sea como espero. En algunos casos platicamos sobre el proyecto del que es parte la nueva tarea.
  • Acuerden expectativas. En cada asignación, le comento a mi asistente qué espero de su trabajo, incluso con ejemplos de cómo espero que se vea la tarea al final. Adicionalmente, revisamos la prioridad de cada nueva tarea contra las que ya esté trabajando y discutimos fecha de entrega y horas/ recursos que debería dedicar.
  • Ejecuten colaborativamente. Trabajar en conjunto a veces requiere utilizar algún software en común, al que debo dar acceso. Además, me aseguro de reaccionar lo más pronto posible en caso de preguntas o solicitudes de retroalimentación de la tarea. Lo cual me lleva a...
  • Den retroalimentación. Con cierta frecuencia, hablen sobre las tareas completadas y la manera en que están trabajando, tanto lo que funciona y hay que amplificar, como lo que podría mejorarse.

¿Qué sigue para nosotros?

Con cada asistente he tratado de mejorar cómo nos comunicamos y cómo enfoco nuestras actividades conjuntas. Hoy Frida me ayuda en temas de contenido y algunas estructurales para crecer el impacto de Octhopus. Poco a poco, espero ser más organizado... aunque ya lo sea.


¿Listo para probar una asistente de Octhopus?



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