Los 5 beneficios de documentar procesos

¿Cuándo es el mejor momento para empezar a documentar lo que realizamos? ¡Hoy mismo! No tienes que documentar todo, pero empieza documentando un día normal de trabajo y hazlo por una semana. Al terminar te darás cuenta que hay actividades que no necesariamente deberías estar haciendo tú, otras que se pueden simplificar o automatizar con herramientas que ya existen, y otras actividades que con un poco de planeación podrías estar haciendo mejor.

Si tienes un negocio también hay varios procesos que debes documentar para ser más eficientes y que siempre se realicen de la misma forma. A continuación te mencionamos solo cinco beneficios.

5 beneficios de documentar procesos en un negocio:

• Mejorar actividades. El diagramar nuestros procesos nos ayuda a tener más claro cómo hacemos las cosas y cómo deberíamos hacerlas, ayudándonos a enfocarnos en mejorar o quitar actividades que no deberíamos estar realizando. Un consejo es primero diagramar lo que hacemos y después diagramar lo que debería suceder para ser mejores, y enfocarnos en lograr el segundo escenario. 
• Tiempo. Parte de mejorar nuestras actividades implica reducir tiempos. Es importante cuantificar el tiempo que nos toman ciertas actividades para identificar aquellos cuellos de botella o retrasos en nuestros procesos. Si no tenemos procesos documentados no sabremos con exactitud en qué pasamos gran parte de nuestro tiempo, ni cómo podemos disminuirlo. 
• Automatizar. Siempre hay alguna actividad que puede automatizarse para ser más eficientes y productivos. La diagramación de nuestros procesos nos puede ayudar a identificar aquellas actividades que deberían automatizarse. 
• Planificar recursos. Tener claros nuestros procesos nos ayuda a planear mejor tanto nuestros recursos monetarios como humanos al buscar mejores prácticas. 
• Calidad. Tener procesos documentados es el primer paso para tener un mejor control de calidad de lo que realizamos. Recuerda que dependiendo de la actividad que realices podrás requerir tener un documento oficial que muestre tu calidad y normatividad. Si no lo requieres estarás un paso adelante de tu competencia y proyectarás mayor confianza para tus clientes o inversionistas.

Documentar los procesos toma tiempo. Una buena práctica es pedirle a tu equipo que documente sus propios procesos y luego asignar a alguien para que los revise. Recuerda que lo más importante no solo es documentar sino estar revisándolos constantemente para revisar que se están haciendo de forma correcta y sobre todo para siempre estar mejorándolos. Con el tiempo nuestros procesos van cambiando y es importante documentarlos.

Al documentar los procesos entenderás mejor las operaciones de tu negocio y las que requieren de mayor atención para sobresalir y ganar más.