¿Cómo reclutar un equipo de trabajo virtual?

Consejos para apalancar el mejor talento, sin importar dónde esté

Gaby trabaja desde la ciudad de México, Ximena en el Estado de México, Bárbara vive y labora en Morelia. Sin embargo, el equipo de dirección de Octhopus se reúne para discutir y avanzar en distintos temas todos los días, semanas y meses. Cada uno de nosotros tenemos un talento particular que intentamos aportar a nuestros clientes para que ellos se despreocupen de tareas administrativas y se enfoquen en crecer su negocio. Además, cada uno de nosotros tiene cierta pasión por generar impacto social. De cierta manera, somos el mejor talento hoy para Octhopus y no importa que no estemos trabajando desde la misma oficina.

Como emprendedor, ¿has pensado las ventajas de tener un equipo en línea, cuyos integrantes trabajen de manera remota pero te aporten el mejor talento existente? Acá te compartimos algunas ideas de cómo puedes estructurar, encontrar y operar un equipo virtual.

La decisión de "ir virtual"

El primer paso que debes considerar es decidir si operar un equipo de manera virtual es lo mejor para ti y tu empresa. Como cualquier decisión, tiene sus ventajas y desventajas. Lo positivo se centra alrededor de encontrar el mejor talento, no requerir un espacio físico para trabajar y utilizar a tu favor las diferencias horarias (p.ej., asistentes de Octhopus han trabajado para sus clientes en España mientras ellos duermen). Aspectos negativos a considerar son la falta de contacto directo, diferencias culturales y de lenguaje, así como una mayor necesidad de comunicación.

Un artículo de Entrepreneur sugiere hacer 5 preguntas que son:

¿Por qué te gustaría trabajar virtualmente?,
¿Qué experiencia tienes trabajando remotamente?,
¿Qué herramientas en línea has utilizado para manejo de proyectos y comunicación con tus compañeros de trabajo?,
¿Dónde te ubicarás cada día para trabajar?, y
¿Cómo priorizar proyectos cuando trabajas en equipo?

En mi opinión, es crítico que definas estos aspectos antes de iniciar tu búsqueda.

Nuestra investigación reforzó la oportunidad que hoy tenemos gracias a la tecnología de contratar al mejor candidato para un trabajo sin importar su ubicación física. Algo que llamó nuestra atención (el plural es porque Mariel, mi asistente Octhopus, me ayuda a construir la base de mis artículos) es considerar en dónde se encuentran tanto el cliente como la persona que la/ lo atenderá. Así se puede buscar que tengan el mismo horario para trabajar de la mejor forma en caso de reuniones para coordinarse. En el caso de las asistentes h2o de Octhopus consideramos cómo ofrecer disponibilidad hacia los clientes al mismo tiempo que flexibilidad a las asistentes para un mejor balance de vida, ya que todas son mamás que trabajan desde casa o personas con limitaciones de movilidad. En muchos casos, es a través de nuestra plataforma se reintegran al mundo profesional. Ese artículo también menciona algunas cualidades que deben tener los integrantes ideales de un equipo virtual.

El proceso de selección

Una vez definido que sí quieres tener un equipo remoto, viene el proceso de selección. Aunque se pueda percibir distinto o pienses que con plataformas que ofrecen freelancers del otro lado del mundo, no olvides los pasos que tomarías en un reclutamiento tradicional. Entrevistas, casos prácticos o exámenes psicológicos pueden ser parte de tu proceso. Mientras más ambiciosas sean las metas de tu equipo y más cerca necesites que trabajen, más atención debes poner a un proceso que te garantice que los integrantes tienen las habilidades y el empate cultural que buscas.

Algo importante es no dejar de lado el contacto cara a cara en tus entrevistas, puedes utilizar herramientas como Skype o Hangouts. Es importante conocer la motivación de la persona tanto en trabajar en línea como en general en su vida. ¿Cuál es su primera fuente de motivación? Como leímos en un artículo sobre reclutamiento, para evaluar estos aspectos no olvides hacer preguntas sobre comportamiento, además de las que exploran habilidades.

Un sitio en el que se contrata personal en línea en Estados Unidos habla de buscar habilidades a través de 4 puntos importantes: identidad, consistencia, profundidad, comunicación. Adicionalmente se recalca poner mucha atención en rasgos de personalidad: honestidad, preocupación, hacer preguntas y potencial.

Un artículo de Forbes habla de ciertos aspectos a evitar para contratar a la persona adecuada. Las personas que trabajan virtualmente deben sentirse cómodos en ser auto suficientes: proactivos y excelentes comunicadores. El texto también explora el tema de las diferencias culturales, lo cual hemos vivido al trabajar con programadores en Asia. Aunque incluso personas de la misma ciudad pueden tener una cultura laboral distinta. Se hace énfasis en que la comunicación no sólo sea escrita, sino que es importante tener una variedad de medios de comunicación y no desestimar la diferencia horaria.

Formalización y arranque

Una vez que has seleccionado a tu equipo, es momento de firmar contratos, establecer un espacio de trabajo virtual y comenzar a tener reuniones (¿recuerdas lo que hablamos arriba sobre comunicación?). Existen muchos formatos y herramientas para hacer todo esto, como Docusign para firmar contratos, Slack para comunicación y las herramientas de Google para trabajar y tener todo respaldado en línea.

¿Quieres saber más?

Si tienes alguna duda sobre cómo decidirte por un equipo virtual, cómo encontrarlo y contratarlo, o cómo operar, no dudes en escribirnos.

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