Cuando se te pierde un documento que necesitas

¿Cuántas veces te ha pasado que buscas información que alguien te envió y ya no la encuentras?

¿O trabajaste en un documento hace un par de meses atrás y no te acuerdas dónde lo guardaste, ni el nombre del archivo? ¿O alguien de tu equipo te pide información y sabes que la tienes pero no te acuerdas dónde?

Al trabajar con mucha información todos los días es muy común que a veces no encontremos dónde pusimos o guardamos esos documentos que nos interesa volver a ver. Y hasta que nos urgen esos documentos es cuando nos damos cuenta que no sabemos dónde están ni nos acordamos cómo se llaman. No dejes que esto te suceda, pierdas tiempo buscando y tu día se vuelva menos productivo.

En Octhopus tenemos varias prácticas para evitar perder información relevante. Te compartimos algunas que usamos:

Índice.

Crea un índice de todos tus documentos en línea. Recuerda sub-agrupar tus documentos de la mejor manera para ti, ya sea por por tema, fecha, responsable, proveedor, cliente, etc.

Tener un índice no solo te da más orden sino también te puede ayudar a saber qué documentos deberías tener y no tienes. Por ejemplo, si a tus proveedores les pides diferentes documentos para contratarlos podrías detectar si te falta alguno.

Un índice también funciona si compartes documentos en línea, para saber dónde están poniendo los demás sus documentos y puedas accesar a ellos de manera rápida. Recuerda que cuando compartes documentos el nombre que los demás le ponen a los documentos puede no ser tan obvio para ti, pero si sabes dónde está lo podrás encontrar muy rápido.

Etiquetas.

Etiqueta todos los mails que recibas y no vayas a eliminar o tomar acción en ese momento, de esta manera estarán agrupados y podrás regresar a ellos de forma rápida. Si los mails que recibes traen un documento o anexo importante, te recomendamos descargarlo y archivarlo. De esta manera también lo tendrás guardado en otro lugar por si después decides borrar ese correo.

Te invitamos a leer: Delegando mi correo electrónico.

Sistema de Gestión de Proyectos

Si utilizas un sistema de gestión de proyectos con tu equipo anexa ahí documentos, ligas a archivos y pon etiquetas si el sistema te lo permite. Esto te permitirá tener todo junto en el mismo lugar y saber de forma rápida y fácil dónde está y poder dar un mejor seguimiento a tus proyectos.

Tener todo de forma ordenada te ayudará a encontrar tus documentos más fácil, ser más eficiente y más productivo.