Tips para priorizar cuando al parecer todo es igual de importante.

En un equipo de trabajo, solemos priorizar las tareas de acuerdo a una determinada escala de necesidades o incluso al nivel de urgencia con el que se debe de hacer una entrega. Con frecuencia comenzamos nuestro trabajo atendiendo aquellas actividades que al parecer son más importantes o las que requieren todo nuestro enfoque y energía. Sin embargo, terminamos estando muy ocupados o estresados pretendiendo terminar todos nuestros pendientes, pues todos ellos parecen ser igual de importantes.

 Priorizar las tareas de manera efectiva, con intención y según objetivos, puede ser el camino para cambiar esto, garantizando que cada tarea que realicemos sea la correcta y que aporte valor. Con ello evitaremos que las tareas sin importancia desordenen la lista de pendientes que tenemos y que incluso tienen un tiempo de entrega específico.

En esta ocasión hemos querido darte algunos tips, para que tú y tu equipo puedan establecer prioridades, y con ello ser más eficientes y enfocados a la productividad. ¿Estás list@?

¿Por qué es importante priorizar tareas? 

Antes que nada, es importante saber que aunque tengas establecidos deadlines, esto no significa que estas tareas son las más importantes por hacer ni las más inmediatas. Es muy tentador dejarse llevar por el estrés y el pánico y empezar a hacer estas tareas al azar porque generalmente pensamos que estamos avanzando, pero en realidad no es así. 

Priorizar tareas es súper importante por las siguientes razones:

• Trabajar bajo una estrategia. Sin una estrategia, es muy probable que empieces a trabajar seleccionando las cosas más fáciles por hacer aunque no precisamente las más importantes y urgentes o las que te llevarán al siguiente nivel. Con una buena estrategia de priorización de tareas podrás identificar las tareas más importantes y urgentes y empezar con estas.
• Evitar hacer doble esfuerzo. Al no saber cómo priorizar tareas, qué se espera de nosotros o la calidad de nuestras tareas, solemos perder mucho más tiempo del que se requiere para llevar a cabo una actividad. Cuando estableces las prioridades en el trabajo, sabes que no habrá trabajo en vano y que ya no tendrás que repetir algo una y otra vez. También significa que podemos aprovechar al máximo el tiempo que elegimos para desarrollar la tarea, pues tenemos claridad de ella.
• Ubicar tus expectativas. Es necesario saber que siempre habrá trabajo pendiente, que tenemos tareas que incluso son recurrentes y que no terminan nunca, así que priorizar tareas en el trabajo te garantiza que las responsabilidades y tiempos que te asignas son realistas. Esto incluso evitará que tú y tu equipo sufran el llamado Síndrome de Burnout, lo que significa que han llegado a un agotamiento extremo por estrés laboral. También priorizar ayuda a gestionar las expectativas de los otros porque te permite ajustar las fechas de vencimiento o los alcances de un proyecto.

 

¿Cómo priorizar?

Una vez que hemos establecido el por qué es importante priorizar, seguro te estás preguntando: ¿por dónde empiezo? Pues aunque no lo creas, existen muchas formas de comenzar, así que pongamos manos a la obra.

En primer lugar, crea una lista de tareas que contenga todos tus pendientes, de esta manera puedes comprender el alcance total de lo que necesitas hacer. Escribe desde la tarea más básica hasta la más compleja. Te aconsejamos que incluso escribas tus tareas personales, así tendrás un panorama completo de todo. 

En segundo lugar, establece objetivos. Trabajar de forma eficiente no significa que nos demos prisa por terminar, el trabajo que estás haciendo debe de ser de provecho para todo tu negocio, así que planea tu estrategia analizando cada tarea que tienes en la lista de pendientes y pregúntate: ¿cuál de ellas es más compleja y de mayor impacto? Esto requerirá que te tomes el tiempo para pensar si la tarea es verdaderamente importante, o si solo parece que lo es. 

 

En tercero, identifica lo que es importante. Comprender en qué estás trabajando, puede ayudarte a identificar las tareas más notables para alcanzar los resultados que esperas. Puede ser una gran idea dividir esos grandes objetivos en otros más pequeños e incluso relacionarlos con la expectativa del tiempo. Recuerda, ¡estar ocupado no equivale a ser eficiente! 

 

Para que puedas ubicar tus actividades importantes te aconsejamos crear una lista separada de solo tres tareas que debes hacer al día, eligelas más por su importancia que por su urgencia. Para decidir, hazte preguntas orientadas a los objetivos: ¿qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final? ¿Qué puedo hacer hoy para alcanzar ese objetivo? De esta manera encontrarás aquellas actividades que puedes catalogar en un alto nivel de impacto y catalogarlas por su nivel de importancia.

A continuación, destaca lo que es urgente, tu lista de tareas puede proporcionarte una vista completa de tus pendientes. así como de los plazos de entrega, con ello podrás identificar las tareas que deben completarse rápidamente y planificar con antelación en función de plazos futuros. Es esencial que establezcas plazos, incluso cuando no se requieren, ya que esto evitará que postergues tareas importantes simplemente porque no son urgentes. 

Finalmente, toma en cuenta otros factores además del tiempo, ya que es muy común concentrarnos sólo en la fecha de vencimiento y ordenamos las cosas en función a su fecha de entrega. Esto es válido pero es vital que pienses en aquello que eficientiza la elaboración de tus tareas:

• Impacto: ¿Cuál es el impacto de esta tarea en los objetivos de tu empresa, tu equipo y el de tus clientes?
• Esfuerzo: ¿Cuánto trabajo implica terminar esta tarea? ¿Es fácil o difícil?
• Velocidad: ¿Qué tan rápido se puede terminar la tarea?
• Confianza: ¿Qué tan preparado estás tú o tu equipo para resolver la tarea? ¿Te sientes listo o limitado por la tarea?

 

Al evaluar todas tus tareas bajo esta nueva perspectiva podrás establecer mejor tus prioridades, y ahora que tienes un panorama mayor estamos seguros que te será más fácil establecer un plan de trabajo para llegar a tus objetivos.

Tip: Matriz de administración del tiempo

En este artículo quisimos compartir contigo una de las herramientas que el Equipo Octhopus utiliza para administrar mejor su tiempo y establecer adecuadamente sus prioridades: La Matriz de Eisenhower. Creemos que con ella lograrás visualizar tus tareas correctamente y empezarás a ser más eficiente en la elaboración de ellas.

 

La matriz se compone de 4 cuadrantes y se hace de la siguiente manera: dibuja un cuadrado y luego divídelo en cuatro cuadrantes. Las filas de la izquierda se nombran como "importante" y "no importante", en orden descendente. En la parte superior, se nombran las casillas con "urgente" y "no urgente", de izquierda a derecha:

 

Una vez que hayas acomodado todas las tareas en el cuadrante apropiado, utiliza la matriz de Eisenhower como guía para priorizarlas: 

 

 

 

• Urgente e importante: estas son las de mayor prioridad. ¡Colócalas al principio de tu lista! Esto es lo que tienes que HACER.
• Urgente y no importante: se pueden DELEGAR. Si no hay nadie disponible para hacerlas, son tu siguiente prioridad.
• No urgente e importante: son aquellas que puedes PLANIFICAR, así que aparta un tiempo en tu horario para ir avanzando en ellas pero no son lo más importante en este momento.
• No urgente y no importante: no tienen porque estar en tu lista de pendientes por el momento. ¡ELIMÍNALAS! 

 

Con esta matriz tendrás una manera sencilla de priorizar tus tareas y será más efectiva y eficiente que sólo elegir tareas al azar.