Una vez que has decidido delegar para concentrarte en lo que mejor haces, ¿qué es mejor? ¿Tener una asistente fija (presencial) o una asistente virtual? ambas opciones son viables pero presentan diferencias importantes que debes considerar para tu negocio o actividad.
A continuación te planteamos 5 factores que te pueden ayudar a tomar una decisión:
- Costo. Primero, determina cuánto puedes gastar en una asistente. Luego haz una tabla con los costos por asistente fija y virtual. Toma en cuenta los siguientes rubros: teléfono, computadora, impresora, internet, lugar físico y papelería. Agrega costos mensuales como sueldo y prestaciones. En el caso de asistente virtual habrá algunos costos y gastos que te puedas ahorrar, aunque ciertamente el pago de salario podrá ser más alto al compensar lo mencionado arriba y otros factores que discutimos más adelante.
- Actividades. Lista en tu mente las principales actividades que delegarás a tu asistente. Hay actividades que una asistente virtual no podrá realizar debido a su ubicación remota como archivar o destruir papeles. Eso sí, hay muchas actividades que tu asistente puede hacer desde su casa.
- Interacción presencial. En conjunto con el punto anterior, debes definir si requieres que tu asistente interactúe en tu lugar de negocio. Por ejemplo, puede que tenga el rol de recepcionista y sea importante recibir u orientar a tus proveedores y clientes. Adicionalmente, no todas las tareas (aunque sí la mayoría) son fáciles de delegar en línea, por lo que lo que revisarás con tu asistente puede definir si necesitas a alguien cerca o no.
- Tiempo. Determina cuántas horas efectivas al día necesitarás a tu asistente. Considera bien la definición de hora efectiva, que a veces nos elude. En una jornada de 8 horas, asistentes presenciales no necesariamente tienen resultados más de la mitad de ese tiempo. Si son menos de 4 horas, una asistente virtual podría ser buena opción. Entre 4 y 6 horas podrías considerar una asistente virtual o una asistente fija de medio tiempo. Más de 6 horas diarias puedes negociar que ese apoyo de tiempo completo sea algunos días desde casa para hacerlo más costo-eficiente y que sólo vaya días predefinidos a tu oficina.
- Habilidades. Tu proceso de reclutamiento puede definir las capacidades que tenga el personal que esté en tu oficina, y vendrá definido por el perfil de asistente en el mercado laboral. Si buscas asistente virtual, es común que tengan experiencia en áreas distintas y puedas aprovechar esas habilidades. Adicionalmente, considera que el mercado en línea es muy dinámico y fácil de acceder, por lo que será más sencillo cambiar de asistente virtual (en un clic) vs. alguien ya contratado por tu empresa.
Cuando debas elegir entre asistentes virtuales o presenciales, piensa en estos temas y cómo evoluciona tu negocio. Hemos visto muchas veces líderes que inician con apoyo virtual y al crecer su negocio cambian a un apoyo presencial. Sin embargo, también hemos visto clientes que migran de tener apoyo en su negocio a personal Octhopus que les ayude en distintas actividades y con el cual puedan escalar.
Si tienes cualquier pregunta sobre qué te puede ayudar, no dudes en programar tiempo con nosotros para platicar qué es lo mejor para ti.
Por: Hugo M. Bretón
