Es indudable que la tecnología ha cambiado de manera significativa el entorno laboral, con programas que permiten realizar funciones desde cualquier parte, o sistemas de comunicación que te acercan a clientes y colaboradores. En la actualidad no necesitas contar con instalaciones que consuman tu presupuesto, en especial si eres un profesionista independiente o un emprendedor que apenas está creando su empresa. Por fortuna, existen opciones innovadoras al momento de pensar en tu espacio laboral.
Por ejemplo, Jason Fried y David H. Hansson, cuentan que tiempo después de haber iniciado con su compañía de software 37 Signals (ahora Basecamp), decidieron cambiar sus oficinas por un espacio mucho más económico: “Nos trasladamos a un rincón de otra compañía de diseño, donde alquilábamos un puñado de mesas por mil dólares al mes”.
Así como ellos, tú también puedes elegir por no contar con un espacio propio para tu empresa, seguir trabajando desde casa, pero considera que a tus clientes les genera más confianza si en tus tarjetas de presentación aparece una dirección comercial ubicada en alguna zona de negocios de tu ciudad, o si al llamar, los atiende una secretaría que se hace cargo de resolver sus dudas y tomar tus mensajes. También toma en cuenta si tu casa es el sitio adecuado para reuniones con clientes. Resolver todas estas cuestiones es más sencillo de lo que crees: puedes rentar una oficina virtual.
De acuerdo con Mónica Cerda, directora general de Regus México: “Las oficinas virtuales permiten que los negocios que se llevan desde el hogar, las empresas que se están iniciando y los pequeños negocios ya establecidos puedan proyectar una excelente imagen sin incurrir en los gastos inherentes a un espacio de físico de oficina. Por un costo mensual establecido, es posible obtener una dirección comercial profesional, un número de teléfono exclusivo contestado por una recepcionista local y la administración de tu correo y llamadas. El objetivo por el cual se usan determina la forma en que se usan, por lo que es una excelente idea considerar cuáles son las características que mejor se adaptan a tu tipo de negocio”.
Ya sea que optes por un sistema de renta mensual (algunas incluyen, además, horas de uso de sus instalaciones), o que sólo pagues los servicios que utilices, conviene evaluar tus necesidades para saber qué contratar. Recuerda que al utilizar una oficina virtual puedes:
1. Contar con una dirección comercial.
Una ubicación estratégica puede hacer maravillas por la imagen de tu empresa, proyectando profesionalismo, al tiempo que te ofrece una atractiva ubicación cuando necesites reunirte con tus clientes e inversionistas. En algunos casos puedes utilizar ésta dirección como tu domicilio fiscal.
2. Ofrecer a los clientes una imagen más profesional.
Con el servicio de oficina virtual puedes contar con una telefonista profesional que se encargue de recibir tus mensajes y atender las llamadas.
3. Eliminar las distracciones.
Una oficina convencional, además de ser costosa, puede consumir tu tiempo por la carga administrativa y el manejo de personal. Al contar con una oficina virtual tienes la seguridad de que alguien más hará eso por ti, dejándote tiempos para las actividades importantes de tu negocio.
4. Expandirte a nuevos mercados.
Muchas empresas que desean incursionar en nuevos mercados utilizan oficinas virtuales, esto les permite conocer nuevos territorios sin desembolsar enormes sumas de dinero en renta y equipamiento de instalaciones. El servicio virtual no tiene fronteras, una persona utilizando este tipo de servicio puede conducir su empresa desde otro país.
5. Ganar tiempo y reducir costos.
Al evitar los traslados, evitas la pérdida de tiempo en el tráfico, mejorando tu calidad de vida, ganando tiempo para ti y tu familia, evitando el estrés y ahorrando gasolina o el costo del transporte público. El Telework Calculator de HP muestra un ahorro de 10 mil dólares anuales por transportarte diariamente 16 kilómetros a la oficina. Una cifra a considerar, ¿no crees?
En Octhopus trabajamos desde casa desde el 2014. Si necesitas algún consejo no dudes en agendar una llamada con nosotros.
Por: Andrés Mayo