Muchas empresas suelen iniciar con energía y entusiasmo, pero con poca organización lo que a mediano plazo puede dificultar su operación. Cada empresa es diferente, pero todas cuentan con actividades que se repiten y que resultan clave para que sus operaciones sean exitosas. Conocerlas es fundamental para ordenar los esfuerzos de directivos y empleados. Una herramienta básica para lograr la coherencia de nuestro emprendimiento es la documentación de cada uno de sus procesos. ¿De qué se trata esto? Vayamos al inicio.
Por su origen etimológico, la palabra proceso significa “caminar hacia adelante”. De ahí que, al aplicarlo al ámbito empresarial, podamos afirmar que un proceso representa una serie de acciones ordenadas de forma lógica cuyo objetivo es lograr la eficiencia de una organización.
Esta secuencia de pasos –conocida en inglés como Bussines Process- se diseña a partir del análisis pormenorizado de cada una de las actividades que componen las actividades cotidianas de la empresa, con el objetivo de aumentar su rentabilidad y reducir sus costos.
A continuación te presento cinco cosas que debes conocer sobre la documentación de procesos y que te ayudarán a realizarla de manera eficiente y precisa.
- Es un mapa de ruta. Cualquier actividad hecha más de una vez o realizada por más de una persona debe ser documentada, hacerlo permite uniformizarlas, con lo que obtendrás el mismo resultado cada vez que se ejecute, a pesar de que lo realicen diferentes personas. También ayuda a identificar un proceso con el fin de identificar las etapas que pueden ser mejoradas. La documentación de procesos también facilita la capacitación de nuevos empleados.
- Es tarea de todos. El equipo de trabajo de un área o proyecto es el responsable de documentar sus procesos. Los participantes en las tareas diarias son quienes realmente conocen su funcionamiento, sus puntos fuertes y sus debilidades, por lo que resultan los indicados para documentar sus propios procesos. Además, este es un modo de involucrar al personal en las actividades del sistema de gestión de calidad de la organización. También se recomienda que una persona que no esté involucrada en el trabajo del equipo pueda revisar la documentación para brindar una mirada fresca e imparcial que permita mejorar los procesos y eliminar las omisiones.
- ¿Cómo documentar los procesos? Puedes utilizar entrevistas, fotografías, videos, notas del equipo o realizar lluvias de ideas con el equipo de trabajo. También puedes contar con el apoyo de expertos en el proceso para asegurarte de abarcar toda la información. Además de documentar los procesos de tu organización, debes hacerlo de forma adecuada, si tu procedimiento se encuentra mal redactado puede ocasionar problemas. La documentación debe explicar el motivo o propósito de la tarea, no omitas información, pero no incluyas información innecesaria que puede distraer. Sé breve. Usa diagramas de flujo para facilitar la consulta. Incluye una lista de control para garantizar que todos los pasos se completen. En lugar de un solo documento con todos los procesos, es más eficiente documentar los procesos individuales. Una documentación precisa del proceso puede empoderar a los equipos y mejorar la eficiencia de la empresa.
- Hazlos públicos. La documentación de los procesos deben encontrarse al alcance de todos los integrantes del equipo y de la empresa. Restringir el acceso a la documentación crea la falsa ilusión de que solo es relevante para un determinado grupo.
- Flexibiliza la documentación. Las empresas cambian, se actualizan, mejoran, por lo que los procesos también se someten a cambios constantes, no temas incorporar los ajustes necesarios a la documentación del proceso para mejorar su eficacia. Documenta la fecha de la última actualización. Guarda una copia de seguridad de los archivos que documentan el proceso. Revisa los documentos al menos una vez por año.
En el mundo de hoy todos buscamos que las cosas se lleven a cabo de la mejor manera posible, las empresas no son ajenas a esto por lo que la mejor manera es brindar información intuitiva y basada en tareas, es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.
Claves:
Si estás interesado en profundizar sobre este tema, te recomiendo los siguientes libros que podrán ayudarte a realizar una adecuada documentación de los procesos de tu empresa:
- El valor sistémico de las organizaciones. Variables procesos y estructuras. Autor: Enrique Herrscher. Editorial Granica.
- Administración de operaciones. Procesos y cadenas de suministro. Autor: Lee Krajewski, Larry P. Ritzman y Manoj Editorial Pearson.
- Gestión eficaz de los procesos productivos. Autor: Víctor Raúl López Ruiz. Editorial Wolters Kluwer.
Una asistente virtual de Octhopus te ayuda a diagramar tus procesos. Agenda una llamada con nosotros para conocer más.
Por: Andrés Mayo Góngora