La vida fluye en un constante cambio en el que, para sobrevivir, debemos tomar decisiones. Elegir es un proceso cotidiano, ya sea que se trate de las decisiones más mundanas como de las más importantes, todo este flujo pasa por el filtro de nuestras emociones y nuestro pensamiento racional.

La toma de decisiones es una capacidad humana que conjuga el poder de la razón con el poder de nuestra voluntad. El pensamiento aporta claridad al corazón y la voluntad persigue la elección correcta. La toma de decisiones muestra el libre albedrío de cada ser humano, por lo que se considera que tomar buenas decisiones es la gran clave del éxito en la vida.

Tomar una decisión requiere un proceso reflexivo que necesita tiempo para valorar distintas opciones, pero también asumir las consecuencias de cada decisión, sin olvidar que no existe un único camino correcto.

En un artículo para la revista Entrepreneur, el coach de negocios Jeff Boss, afirma que la toma de decisiones puede ser el mayor peso que caiga sobre los hombros de un emprendedor, lo que puede hacerte daño si no sabes cómo manejar el estrés o si los resultados no son los ideales.

Y enumera 9 características que podrán ayudarte a reconocer si estás tomando una buena decisión:

1. Las buenas decisiones tienen un impacto positivo en los demás

Los beneficiados por una decisión positiva serán los mejores voceros de esta decisión, en caso contrario, si se consideran afectados se convertirán en fuertes críticos de una mala decisión. Escucha a tu entorno para reconocer lo que piensan.

2. Las buenas decisiones son replicables

La gente buscará imitar las buenas decisiones para implementarlas en su empresa.

3. Las buenas decisiones fomentan oportunidades de crecimiento

Cuando se toman decisiones que benefician a la organización de tu empresa motivarás a tus colaboradores a tomar decisiones efectivas.

4. Las buenas decisiones incluyen a otros

Puedes quedarte con el mérito de tomar una buena decisión, pero su implementación incluye a tu equipo de trabajo, por lo que el logro final corresponde a todos.

5. Las buenas decisiones son ejecutables

Ligado al punto anterior, una decisión debe ser transparente y clara. El equipo de trabajo debe ser capaz de implementar correctamente las decisiones, lo que minimiza la incertidumbre que puedan generar los nuevos planes para la organización.

6. Una buena decisión es sistemática

Una buena decisión se debe sostener en el tiempo, encaminada a lograr el éxito de los objetivos.

7. Las buenas decisiones son responsables

Cuando se establecen los criterios de una toma de decisiones se transparenta el proceso ante los miembros de la organización, lo que conlleva a actuar de forma responsable.

8. Las buenas decisiones son pragmáticas

Es necesario eliminar los sesgos emocionales egoístas en la toma de decisiones. Cuando te enfrentes a una decisión difícil hazte la pregunta: ¿a quién beneficia esta decisión?

9. Las buenas decisiones implican la autoconciencia

Si es tu responsabilidad decidir la estrategia de la empresa pero nunca has realizado un bosquejo estratégico, evalúa tus límites, y considera contar con un experto en la materia. Esto puede tener un impacto positivo en tu organización. No seas esa persona que se aferra a la toma de decisiones porque te confiere autoridad y te hace sentir importante.

Las decisiones que tomas como empresario tienen grandes repercusiones en tu empresa, por lo que deberás mantenerte alerta antes las oportunidades que se te presenten, porque no se trata de aprovechar cualquier oportunidad, lo que quieres es la oportunidad que te lleve al éxito. 

Tener una asistente virtual de Octhopus es una muy buena decisión para que puedas enfocarte más en tareas estratégicas y menos en tareas administrativas. Agenda una llamada para saber si somos la mejor opción para ti.

Por: Andrés Mayo

Tener una visión del futuro es fundamental para el éxito de nuestros proyectos. La mejor forma de lograr esa visión es mediante el establecimiento de metas, sin importar que éstas sean a largo, mediano o corto plazo.

Lograr nuestras metas requiere de algunas características particulares:

1. Auto-motivación. Se trata de esa energía que surge de tu interior, la energía que te moviliza, alimentándose de tus deseos y tus valores más importantes.
2. Si estás dispuesto a pagar el precio que sea necesario para alcanzar tus metas, significa que estás comprometido. Lo puedes notar en tu conducta de entrega, sacrificio y en el trabajo que dedicas para lograrlo.
3. Flexibilidad y capacidad de adaptación. No siempre puedes tener el control sobre el mundo ni las circunstancias que te rodean, tampoco sobre la conducta ni los sentimientos de la gente que te acompaña. Por lo que, cuando surgen cambios súbitos o imprevistos o las cosas no ocurren como pensabas, es necesario que seas capaz de realizar los ajustes que se requieran para no derrumbarte ni perder tus metas.
4. Auto - control emocional. Las emociones son imprescindibles y forman parte indisoluble de ti. Por lo que es necesario que aprendas a reconocer cuándo van a hacerte perder el control, y a manejarlas de la manera adecuada, manteniéndote en una actitud equilibrada para así, actuar de acuerdo a tu juicio.
5. Organización y orden. Es necesario que reconozcas tus limitaciones, no puedes dividirte para llevar a cabo muchas cosas al mismo tiempo, ni cuentas con tiempo ilimitado. Por lo que necesitas llevar un orden en tus planes y en tu conducta, prioriza tus actividades para poder ir consiguiendo tus metas de manera satisfactoria.

Como puedes notar, si tus metas son en verdad importantes para ti, requerirás establecer una estrategia que te exigirá un involucramiento profundo. ¿Cuentas con estas claves? Que esto no te asuste. Pequeños trucos pueden hacer la diferencia.

Ruta crítica de seis pasos

Paso uno. Define tus metas. Se realista, puedes elevar tus expectativas todo lo que creas conveniente, pero no pierdas de vista que se trata de algo que buscas lograr y no solo un sueño imposible.

Segundo paso: Establece el tiempo en el que llevarás a cabo tus metas, de esta forma fijas tu meta a largo plazo.

Tercer paso: Divide la meta final en otras más pequeñas. Actúa por acumulación, cada una de ellas debe acercarte más a la meta final. Éstas son tus metas a corto plazo.

Cuarto paso: Reconoce cuáles son los recursos que necesitas para cumplirlas tanto materiales, como humanos o financieros. Todas las metas, sean a largo o corto plazo, necesitan de estos recursos, no omitas nada, incluso si ya cuentas con ellos.

Quinto paso: Revisa tus metas de forma periódica, puedes establecer fechas específicas o si lo prefieres, realiza esta labor cada que cumplas una meta a corto plazo.

Sexto paso: Modifica, adapta o cambia tus metas periódicas de manera que no se convierta en un plan inamovible, en un lastre para tus planes futuros.

Recursos:

En 175 ideas para alcanzar tus metas, (LID Editorial, 2017) Álvaro Merino nos propone activar nuestro talento paso a paso, con el fin de alcanzar todas las metas que nos propongamos en la vida. Nos invita a darnos un paseo por ese territorio al que no siempre vamos y sin embargo es el único que importa: nosotros mismos.

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Por: Andrés Mayo Góngora

Cada inicio de año representa una oportunidad para replantear nuestras metas. Si queremos conseguir el éxito profesional y personal, debemos ir más allá de una serie de buenas intenciones que se abandonen al paso de los días.

La clave del éxito consiste en saber definir correctamente nuestras metas y en no dispersar esfuerzos inútilmente.

Brian Tracy, reconocido conferenciante, consultor y autor de literatura empresarial, cuenta una anécdota en la que, reunido con un grupo de empresarios de Chicago, uno de los asistentes afirmó que “el éxito se funda en las metas, todo lo demás son palabras”.

Para establecer metas claras y efectivas te recomiendo utilizar el sistema SMART (inteligente, en inglés). Esta técnica es ampliamente utilizada por las organizaciones cuando desarrollan sus planes estratégicos.

¿De qué se trata?

S.M.A.R.T. es un recurso nemotécnico en el que cada letra equivale a un adjetivo que describe una forma eficaz de establecer nuestras metas.

Specific = Específico

Measurable = Medible

Attainable = Alcanzable

Relevant = Relevante

Timely = Tiempo

Cada uno de los apartados puede establecerse respondiendo una simple pregunta:

1. Específico

Este apartado responde a la pregunta: ¿Qué quiero conseguir?

Para definir nuestras metas resulta esencial que describas con lujo detalles lo que quieres lograr en el futuro. Decide un tema en donde deseas mejorar y establece la meta a alcanzar. Nuevos clientes, aprender un programa o un mejor salario, etc.

Si tu meta parece demasiado compleja puede serte de utilidad que plantees pequeñas metas que concreten y refuercen la meta principal. Esta es una forma de tener las probabilidades de tu lado. No se trata únicamente de mejorar tu negocio o hacer proyectos más creativos, se trata de enfocarte en un objetivo específico.

2. Medible

Para conocer el nivel de éxito de una meta es importante que puedas establecer indicadores que den cuenta de su desarrollo, para esto debes preguntarte: ¿Qué cifras usaré para medir esa meta?

Todas las metas se pueden medir y esa es la mejor forma de evaluarla. Por ejemplo, si quieres trabajar menos, ¿cuántas horas menos al día? Si quieres leer más, ¿cuántos libros quieres leer este año? Desglosa tu meta en números que puedas entender fácilmente, esto te servirá para ver qué tan fácil o difícil puede llegar a ser cada objetivo.

Esta característica es uno de los factores más relevantes en los procesos de mejora continua y calidad.

3. Alcanzable

Al establecer tus metas pregúntate ¿Lo podré lograr?

Este apartado trata sobre definir nuestras metas no sueños imposibles. No importa lo que desees lograr, lo verdaderamente importante es saber si realmente lo puedes hacer, de lo contrario no pierdas el tiempo.

Las metas tienen que ajustarse a tu realidad y tu entorno, de forma que sean retadoras y no expectativas poco realistas. Reconoce tu situación actual, identifica tus talentos y limitaciones. Toma en cuenta los recursos disponibles que puedas poner en acción para lograr la consecución de tus metas.

4. Relevante

Tu meta debe tener un significado claro, para aclarar este punto deberás preguntarte: ¿Para qué me servirá lograr esa meta?

Tu visión, tu personalidad y el estilo de vida que deseas deben ser acordes a tu presente y tu futuro, es por eso que tu meta debe estar ligada a quién eres o quién quieres ser más adelante. Resulta importante que entiendas los “¿por qué?” de cada meta que te propongas, de otra manera nunca lograrás algo concreto en tu vida.

Establecer una meta debe suponer un resultado trascendente, no algo desechable, sino ¿para qué invertir tiempo y esfuerzo en ella?

5. Tiempo

Una de las características de una meta inteligente debe responder a la pregunta: ¿Cuánto tiempo necesito para lograr ese objetivo?

Una meta debe realizarse en un plazo específico, de otra manera podría aplazarse indefinidamente, llevándonos a una pérdida de interés que puede repercutir en la consecución de nuestros planes.

Cuando defines un plazo para lograr tu meta estableces un compromiso. Puede ser un mes, 6 meses o un año entero. Al tener en cuenta la fecha de vencimiento de esa meta debes hacer todo lo posible para lograrla.

Con esta herramienta comienza a planear tus metas para el año o los próximos meses. Las metas SMART serán tus aliados para alcanzar lo que te propongas.

 Recursos

En su libro Metas, estrategias prácticas para determinar y conquistar tus objetivos (Editorial Empresa Activa, 2004), Brian Tracy, propone un sistema práctico y efectivo para reforzar tu confianza, hacer frente a los obstáculos, responder con energía a los desafíos y avanzar hacia tus auténticas metas.

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Por: Andrés Mayo Góngora

Muchas empresas suelen iniciar con energía y entusiasmo, pero con poca organización lo que a mediano plazo puede dificultar su operación. Cada empresa es diferente, pero todas cuentan con actividades que se repiten y que resultan clave para que sus operaciones sean exitosas. Conocerlas es fundamental para ordenar los esfuerzos de directivos y empleados. Una herramienta básica para lograr la coherencia de nuestro emprendimiento es la documentación de cada uno de sus procesos. ¿De qué se trata esto? Vayamos al inicio.

Por su origen etimológico, la palabra proceso significa “caminar hacia adelante”. De ahí que, al aplicarlo al ámbito empresarial, podamos afirmar que un proceso representa una serie de acciones ordenadas de forma lógica cuyo objetivo es lograr la eficiencia de una organización.

Esta secuencia de pasos –conocida en inglés como Bussines Process- se diseña a partir del análisis pormenorizado de cada una de las actividades que componen las actividades cotidianas de la empresa, con el objetivo de aumentar su rentabilidad y reducir sus costos.

A continuación te presento cinco cosas que debes conocer sobre la documentación de procesos y que te ayudarán a realizarla de manera eficiente y precisa.

1. Es un mapa de ruta. Cualquier actividad hecha más de una vez o realizada por más de una persona debe ser documentada, hacerlo permite uniformizarlas, con lo que obtendrás el mismo resultado cada vez que se ejecute, a pesar de que lo realicen diferentes personas. También ayuda a identificar un proceso con el fin de identificar las etapas que pueden ser mejoradas. La documentación de procesos también facilita la capacitación de nuevos empleados.
2. Es tarea de todos. El equipo de trabajo de un área o proyecto es el responsable de documentar sus procesos. Los participantes en las tareas diarias son quienes realmente conocen su funcionamiento, sus puntos fuertes y sus debilidades, por lo que resultan los indicados para documentar sus propios procesos. Además, este es un modo de involucrar al personal en las actividades del sistema de gestión de calidad de la organización. También se recomienda que una persona que no esté involucrada en el trabajo del equipo pueda revisar la documentación para brindar una mirada fresca e imparcial que permita mejorar los procesos y eliminar las omisiones.
3. ¿Cómo documentar los procesos? Puedes utilizar entrevistas, fotografías, videos, notas del equipo o realizar lluvias de ideas con el equipo de trabajo. También puedes contar con el apoyo de expertos en el proceso para asegurarte de abarcar toda la información. Además de documentar los procesos de tu organización, debes hacerlo de forma adecuada, si tu procedimiento se encuentra mal redactado puede ocasionar problemas. La documentación debe explicar el motivo o propósito de la tarea, no omitas información, pero no incluyas información innecesaria que puede distraer. Sé breve. Usa diagramas de flujo para facilitar la consulta. Incluye una lista de control para garantizar que todos los pasos se completen. En lugar de un solo documento con todos los procesos, es más eficiente documentar los procesos individuales. Una documentación precisa del proceso puede empoderar a los equipos y mejorar la eficiencia de la empresa.
4. Hazlos públicos. La documentación de los procesos deben encontrarse al alcance de todos los integrantes del equipo y de la empresa. Restringir el acceso a la documentación crea la falsa ilusión de que solo es relevante para un determinado grupo.
5. Flexibiliza la documentación. Las empresas cambian, se actualizan, mejoran, por lo que los procesos también se someten a cambios constantes, no temas incorporar los ajustes necesarios a la documentación del proceso para mejorar su eficacia. Documenta la fecha de la última actualización. Guarda una copia de seguridad de los archivos que documentan el proceso. Revisa los documentos al menos una vez por año.

En el mundo de hoy todos buscamos que las cosas se lleven a cabo de la mejor manera posible, las empresas no son ajenas a esto por lo que la mejor manera es brindar información intuitiva y basada en tareas, es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.

Claves:

Si estás interesado en profundizar sobre este tema, te recomiendo los siguientes libros que podrán ayudarte a realizar una adecuada documentación de los procesos de tu empresa:

• El valor sistémico de las organizaciones. Variables procesos y estructuras. Autor: Enrique Herrscher. Editorial Granica.
• Administración de operaciones. Procesos y cadenas de suministro. Autor: Lee Krajewski, Larry P. Ritzman y Manoj  Editorial Pearson.
• Gestión eficaz de los procesos productivos. Autor: Víctor Raúl López Ruiz. Editorial Wolters Kluwer.

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Por: Andrés Mayo Góngora

Es indiscutible que toda organización necesita un plan de acción, que consiste en determinar los objetivos de la misma y elegir los pasos más adecuados para el logro de estos objetivos.

Un plan debe ser realista, por lo que no debemos fijarnos metas imposibles, esto puede resultar contraproducente si asignamos de manera incorrecta los recursos, además de que puede resultar un desmotivador del equipo.

Generar un Plan Estratégico parte de un análisis de nuestra situación y de nuestro entorno, de los recursos con que contamos y los objetivos que pretendemos alcanzar.

Podemos construir nuestro Plan Estratégico respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Cómo estamos? ¿Dónde estamos?
• ¿Hacia dónde va la organización?
• ¿Qué tenemos para llegar a dónde queremos?
• ¿Cómo lo llevamos a cabo?
• ¿Qué requerimos para hacerlo?
• ¿Cómo lo concretamos?
• ¿Cómo medimos nuestro desempeño?

¿Cómo estamos? ¿Dónde estamos?  

Con estas preguntas obtenemos un análisis para conocer la situación actual de nuestra empresa, tanto si ya se encuentra en funcionamiento como si aún estamos por “echarla a andar”. Este diagnóstico nos permitirá:

• Clarificar el rumbo que deseamos para nuestro emprendimiento
• Conocer el estatus legal de la organización
• Visualizar cómo estamos manejando nuestros recursos financieros, humanos y materiales.

Este diagnóstico nos ayudará a conocer nuestras fortalezas, nuestras debilidades y en su caso, realizar los cambios pertinentes.

¿Hacia dónde va la organización?

Aquí definiremos el campo de acción de nuestra empresa (misión, visión, valores y políticas), con lo que dejaremos claro la forma en que desarrollaremos nuestro proyecto.

La Misión es la razón de ser de la empresa, es el corazón, por lo que debemos tomarnos un tiempo adecuado para definirla. Nos ayudará a mantener el eje rector, ofreciendo dirección y motivación a nuestro equipo.

¿Qué tenemos para llegar a dónde queremos?

A través de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) encontraremos los factores estratégicos de nuestra organización. El análisis FODA nos permitirá:

• Crear estrategias más efectivas, y dirigirlas a las necesidades de la organización.
• Conocer con precisión nuestras fortalezas y debilidades,
• Conocer los recursos que puede ofrecernos el capital humano de nuestra empresa.
• Prevenir obstáculos al detectar oportunamente posibles problemas y/o dificultades.
• Planear estrategias que mejoren nuestros servicios. 

¿Cómo lo llevamos a cabo?

Respondiendo esta pregunta definiremos los objetivos, las estrategias y las acciones que debemos llevar a cabo para cumplir con la Misión que establecimos para nuestra empresa.

Desglosamos nuestra Misión en objetivos estratégicos que puedan alcanzarse en el corto y mediano plazo. Con esto reducimos complejidad, focalizamos esfuerzo, involucramos al equipo y asignamos metas, elegimos cuáles son las estrategias más adecuadas para obtener nuestros objetivos.

¿Qué requerimos para hacerlo?

Este apartado nos ayuda a determinar las necesidades, tanto humanas como financieras y materiales, así como las herramientas necesarias.

¿Cómo lo concretamos?

El propósito de esta pregunta es ayudarnos a reconocer el tipo de proyectos que podemos llevar a cabo, tanto para prevenir problemas como para mejorar el desempeño de nuestra empresa.

¿Cómo medimos nuestro desempeño?

La evaluación de nuestro proyecto es fundamental para mejorar los procesos y hacerlos más efectivos. En una evaluación ponemos en claro lo que esperábamos y lo que obtuvimos. Esta evaluación debe ser continua para lograr mejoras tanto en el mediano como en el largo plazo. Al evaluar:

• Enfocamos los esfuerzos de todos los involucrados.
• Generamos confianza en el equipo.
• Obtenemos parámetros que nos permitirán medir el desarrollo de nuestras actividades, esta información puede incorporarse en nuestros informes anuales.

El proceso de Planeación Estratégica es como una cadena, todos los eslabones deberán estar reforzados, lo que le permitirá ser útil y funcional en el desarrollo de las actividades cotidianas de nuestro emprendimiento.

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Por: Andrés Mayo Góngora

 “La Planeación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes”.

Peter Drucker

Cuando se trata de emprender, uno de los pilares del éxito es la Planeación Estratégica. Esto, que aparenta ser un asunto obvio, no parece resultar algo importante para algunos emprendedores.

De acuerdo con Carlos T. Wagner, autor del libro Planeación Estratégica Social (2012), los latinos somos creativos e ingeniosos, pero también pecamos de indisciplinados y poco metódicos. La razón de lo anterior es que preferimos reaccionar antes que planear, y corregir antes que prevenir. Suponemos que como la realidad supera siempre los planes, planear implica una pérdida de tiempo, y por lo tanto es mejor improvisar.

Tememos que el entusiasmo invertido en nuestros proyectos pueda enfriarse cuando nos sentamos ante una hoja en blanco a “echar números”. Además, la mayoría de las veces la Planeación Estratégica requiere una capacidad de crítica y autocrítica que exhibe las deficiencias de nuestros proyectos, por lo que preferimos evitarla.

Pero, si tenemos claro que la Planeación Estratégica es un proceso que permite actuar y tomar decisiones de forma eficiente, veremos que es una gran ayuda para fortalecer la filosofía institucional, además de que apoya a nuestra organización en el logro de nuestros objetivos. Al tratarse de una acción reflexiva anterior a realizar cualquier tarea o labor que pretendamos emprender, ahorraremos tiempo, dinero y esfuerzo.

Algunos de los beneficios de planear son:

• Permite orientar los esfuerzos sobre las actividades importantes de nuestra organización.
• Evita crisis imprevistas y nos prepara para reaccionar en caso de que se presenten.
• Identifica nuestras fortalezas, ayudándonos a explotarlas.
• Nos ayuda a reconocer aquellas responsabilidades que podamos delegar.
• Mejora nuestra toma de decisiones al ofrecernos un panorama sobre nuestra organización.
• Nos ayuda a establecer metas y objetivos bien definidos.
• Promueve la cooperación del equipo de trabajo.
• Nos ayuda a adaptarnos a las condiciones cambiantes de nuestro entorno.
• Mide y evalúa el desempeño de nuestra empresa.
• Reduce el riesgo, la incertidumbre y la inseguridad.
• Fortalece y controla la operación económica evitando los gastos innecesarios.

Debemos tener claro que la Planeación Estratégica no garantiza por sí sola el éxito, no es la solución a todos los problemas de nuestro emprendimiento, pero sí nos proporciona los elementos que nos allanen la ruta al éxito y a la permanencia.

El proceso de Planeación Estratégica puede aplicarse no solo a empresas que van empezando, sino también a empresas constituidas y que requieren fortalecerse.

Una vez que desarrollemos nuestro Plan Estratégico, debemos tener en cuenta que no se trata de un documento monolítico, una característica primordial es su capacidad de adaptación, por lo que debe revisarse periódicamente para llevar a cabo ajustes que nos permitan obtener los resultados que buscamos.

Para lograr la efectividad de un plan estratégico, es necesario que todos los miembros de nuestra empresa participen en el desarrollo y en su implementación. La visión particular que aporta cada uno nos permite acercarnos a las necesidades específicas de cada área. De esta forma, todos los colaboradores son corresponsables de los logros, ayudan a innovar y a aportar, al tiempo que comparten los reconocimientos y los beneficios que nuestra empresa pueda alcanzar.

Si estás interesado en profundizar en el tema, te recomiendo el libro: Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa (2017), de Joaquín Rodríguez Valencia, Editorial Cengage Learning.

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Por: Andrés Mayo Góngora

En nuestra realidad actual, cada vez es más común encontrarnos en oficinas abiertas que estimulan el trabajo colaborativo pero propician la distracción, nos bombardean por correos electrónicos que nuestros compañeros y clientes insisten en que respondamos al instante, asistimos a infinidad de reuniones de trabajo y al mismo tiempo se espera que produzcamos los mejores resultados posibles.

El periodista Nicholas Carr, en un artículo para la revista The Atlantic Monthly, nos muestra un diagnóstico de la situación:

“Al parecer internet está socavando mi capacidad para la concentración y la contemplación. Y no soy el único”. 

Desafortunadamente al momento de reemplazar la distracción por la concentración que el enfoque permite, las cosas no son tan sencillas.

Luego de mucho tiempo de ensayo y error, Cal Newport, profesor de ciencias de la Computación en la Universidad de Georgetown, desarrollo un plan de 4 estrategias para enfocarse y realizar un trabajo a profundidad. Cuatro pautas que podrán ayudarte a activar tu capacidad de enfoque:

1. Trabaja profundamente

La habilidad para llevar a cabo un trabajo en profundidad es cada vez más escasa, pero al mismo tiempo, cada vez más valiosa en nuestra economía. Como resultado de esta dinámica, triunfarán quienes cultiven esta habilidad y hagan de ella el pilar de su vida laboral.

La clave para desarrollar el hábito del trabajo profundo es crear rutinas que minimicen la resistencia a la concentración. Por ejemplo, establecer un horario para realizar trabajo profundo; determinar un lapso de tiempo que dedicarás a esta tarea; acondicionar el espacio donde llevarás a cabo esta práctica; así como eliminar aquellas cosa que pueden distarte como un televisor, el teléfono e incluso el internet. 

2. Acota las distracciones

Muchas personas suponen que pueden pasar de la distracción a un estado de concentración cada que lo necesiten, pero esta suposición es optimista. Cuando nuestro cerebro está acostumbrado a distraerse, busca insistentemente esos momentos.

El consejo de Newport es que establezcas momentos para la distracción en medio de tu trabajo profundo. Esta estrategia no amplia tu capacidad de concentración, sino que le enseña a tu mente a minimizar la cantidad de veces que cedes a la distracción. Por ejemplo, determina cuanto tiempo emplearás en utilizar el internet (si este es tu principal distractor). En caso de que el internet sea una herramienta de trabajo, dedica el tiempo programado a algún otro distractor, la televisión, por ejemplo.

Utiliza esta estrategia tanto en casa como en tu oficina

3. Aléjate de la redes sociales

De acuerdo con la Asociación de Internet.mx, los mexicanos pasamos en promedio 7 horas 14 minutos al día conectados a las redes sociales. Así que esta estrategia puede resultar obvia, pero Cal Newport no se refiere a un simple “usar menos las redes”, sino que va más allá al sugerirte cortar de tajo con ellas. Para esto te invita a reflexionar sobre el uso que les das, así como los beneficios que aportan a tu vida y trabajo.

¿En realidad necesitas, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Whattsapp, Tumblr, LinkedIn y la red de moda más reciente? ¿Cuánto tiempo le dedicas a cada una de ellas? ¿No crees que la calidad de tu vida y tu trabajo sería mucho mejor si eliminaras algunas de tus cuentas?

Incluso si elijes solamente una red social, dedicarás un mayor enfoque y una mejor comunicación en ella.

 4. Elimina lo superficial

El trabajo profundo requiere que seas respetuoso con tu tiempo, por lo que en este caso el consejo se refiere a que agendes los asuntos a los que vas a dedicar tu día. Tal vez la idea de estructurar cada momento de tu vida -señalando tiempos para cada asunto- te parezca excesiva y prefieras dejar al azar el acontecer cotidiano. Sin embargo, si quieres desarrollar tu verdadero potencial, debes aprender a superar la desconfianza que te produce la estructura.

Si no tienes claro el tiempo que te llevará alguna actividad, otórgale minutos extra para realizarla con holgura. La ventaja es que podrás determinar el tiempo que le dedicas a las actividades superficiales y de distracción.

Cal Newport está seguro que una vida enfocada al trabajo profundo no es para todos, requiere esfuerzo y cambios drásticos en tus hábitos. Pero si estás dispuesto a realizar este esfuerzo, pronto descubrirás que la profundidad propicia una vida productiva y llena de sentido.

Si estas interesado en profundizar tu capacidad de enfoque a través del trabajo profundo te recomiendo el libro de Cal Newport Enfócate, Consejos para alcanzar el éxito, de la Editorial Paidós, ahí desarrolla en amplitud los conceptos que he apuntado en esta colaboración.

Por: Andrés Mayo Góngora 

Hace poco más de un año acepté hacer los procesos y políticas para una empresa que estaba creciendo muy rápido y no tenía nada escrito, al mismo tiempo que llevaba Octhopus y veía qué hacía por las tardes con dos niños muy energizados. En pocas palabras me estaba volviendo loca. ¡Fue cuando me di cuenta de que a pesar de creer firmemente en delegar no lo estaba haciendo!

Delegar nunca ha sido fácil. Creo que todos debemos darnos un tiempo de vez en cuando y pensar qué cosas no deberíamos estar haciendo nosotros.

Te comparto 5 tips para ayudarte a delegar:

1. Define qué actividades no deberías realizar tú. La regla 20/80 dice que el 20% de tu esfuerzo genera el 80% de tus resultados. Entiende cuál es ese 20% y enfócate en esas tareas, las demás tareas piensa seriamente en delegarlas.
2. Conoce las habilidades de tus colaboradores. Todos tenemos habilidades diferentes y en algunas cosas somos mejor que otros. Observa a tu equipo y delégales actividades en las que creas que pueden ser buenos y te ayuden a crecer y ser mejor, aunque también considerando en qué áreas deben desarrollarse. Si son actividades que nunca han hecho dales la oportunidad, pueden llegar a ser muy buenos. ¡Confía en tu equipo!
3. Comunica y retroalimenta constantemente. Indica de forma clara qué resultados esperas, el tiempo esperado para acabar esa tarea, cosas que te gusten y no te gusten. Tu objetivo no sólo debe ser que hagan lo que tu hacías sino que también te den recomendaciones y sugerencias. Recuérdales la importancia de ser proactivos.
4. No te desesperes. La primera vez que delegas una tarea puede tomar el doble de tiempo realizarla, mientras la otra persona entiende cómo hacerla. Pero sin duda vale la pena, porque poco a poco podrás enfocarte en otras actividades. Recuerda que las empresas con directores que saben delegar obtienen hasta un 33% más de ingresos y generan más empleos. (Delegating: A Huge Management Challenge for Entrepreneurs, Sangeeta Bharadwaj Badal and Bryant Ott, 2015).
5. Da reconocimientos. Reconoce siempre a tu equipo y dales crédito cuando aplique. Eso los hará sentir bien y dar más de sí mismos.

Si te cuesta trabajo delegar, empieza con una tarea y cuando te sientas cómod@ delega otra tarea más y otra y otra… Y aunque sea difícil delegar recuerda que sabiéndolo hacer tiene más ventajas que desventajas.

¿Qué terminé haciendo yo?

Primero confié en la asistente virtual que tengo y la capacité para hacer diagramas de flujo a pesar de que nunca había hecho uno en su vida. Yo le mandaba fotos de los diagramas que hacía en papel y ella los pasaba en limpio en un programa específico. Esto me ahorró varias horas de  trabajo. También aprendí a decir NO, así que ya no hago procesos de otras empresas =) y constantemente evalúo lo que hago, tareas que no debería estar haciendo definitivamente las delego.

Te invito a delegar más. ¡Una asistente virtual siempre te puede ayudar a hacer y lograr más!

Por: Gaby Manzur