![](http://octhopus.com/cdn/shop/articles/octhopus-107-1200x795.jpg?v=1495142622)
Lilia Muñoz, pasión por los retos, el aprendizaje y el análisis
Desde el momento en que comencé mi colaboración con Octhopus, me sorprendió la capacidad de la organización, su eficacia en el desempeño de las metas y el enfoque en la atención de sus clientes. Mi interés por conocer a quienes están cotidianamente en la línea de fuego, me llevó a comenzar una serie de conversaciones con las h2o (helping hands by Octhopus). Poco a poco y de forma periódica te iré presentando estas charlas con nuestras asistentes virtuales, quienes representan el rostro y la fortaleza de Octhopus.
Y no hay mejor forma de iniciar que presentándote a Lilia Muñoz, h2o de una personalidad arrolladora.
Lilia me recibe en una luminosa terraza que hace las veces de oficina, vislumbro un jardín en esta mañana fresca, al menos eso es lo que me imagino porque, gracias a la tecnología, compartimos el tiempo de esta charla, aunque no el espacio. Y es que la tecnología resulta fundamental en el trabajo que realiza Lilia para Octhopus, ya que le permite mantenerse en contacto permanente con sus clientes desde cualquier parte. Ésta es una de las grandes ventajas del sistema de trabajo de Octhopus, destaca Lilia. Es en este momento cuando surge por primera vez la palabra: LIBERTAD, que estará presente en muchas ocasiones a lo largo de esta conversación y que resulta una constante en la vida de Lilia.
Economista de profesión, casi por casualidad comenzó su larga andadura en el mundo de la publicidad y el marketing, donde su mente estratégica le permitió crear campañas de medios y análisis estadísticos de audiencia, logrando un nivel de excelencia, que Ibope México* le reconoce al llamarla a colaborar como capacitadora externa para Latinoamérica.
Alma inquieta, inicia una aventura al ras del mar, eligiendo residir una temporada en Mazatlán. Pero como todo cambia, regresa a la Ciudad de México, donde no tardó en integrarse al equipo fundador de Octhopus.
Para Lilia, sus principales atributos son: la pasión con la que emprende sus actividades, por complejas que estas sean; su gran capacidad para asumir los retos que cada cliente le presenta. “Soy una metomentodo”, me dice para agregar que disfruta estar informada y en constante aprendizaje, habilidad que le ha llevado a explorar nuevas rutas, conocer nuevas disciplinas, siempre con el objetivo de ofrecer un valor agregado a sus socios de negocio.
Dueña de una personalidad alegre y expresiva, siempre tiene a la mano la frase precisa para aligerar el tono formal de una reunión, sin perder nunca la disciplina y el enfoque del cliente. Lilia se considera una facilitadora, dispuesta a apoyar en las labores del equipo, compartiendo sus conocimientos y su experiencia.
Su capacidad de organización y sus resultados le han permitido ampliar su cartera de clientes, gracias a la recomendación que ellos han hecho de su labor en Octhopus.
Lilia se considera una mujer de acción. Madre de dos hijas, que confiesa, son los motores que mueven su mundo y con las que comparte tiempo de juego y estudio, así como momentos de complicidad, esto gracias a la libertad que Octhopus ofrece a sus colaboradores.
A lo largo de la charla se han ido acumulando los mensajes que reclaman su atención, desde esta terraza el tiempo pasa con tranquilidad y…
Lilia, h2o de Octhopus, comenta que no hay nada que no pueda resolverse con un poco de creatividad y empeño.
Me despido de ella con la certeza de que disfruta cada nuevo reto, lo que la convierte en un gran activo de Octhopus.
¡Contrata a tu asistente virtual de Octhopus hoy mismo!
* Nielsen IBOPE México, es una agencia de investigación de mercado y medición de audiencias de medios de comunicación.
Por: Andrés Mayo
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Desintoxica tu correo electrónico
En mi buzón de correo electrónico recibo decenas de mensajes cada día por lo que, en muchas ocasiones, encontrar un correo determinado solía llevarme mucho tiempo. Esta tarea de buscar la aguja en un pajar se fue convirtiendo en un gran problema que impactaba en mis tareas cotidianas. No fueron pocas las ocasiones en que debí disculparme con mis clientes por no dar respuesta a sus solicitudes en el tiempo esperado. Charlando con amigos y asociados, descubrí que esto sucede con más frecuencia de lo que me imaginaba. Por ello, decidí tomar cartas en el asunto – nunca mejor dicho. A pesar de que debería ser un canal de comunicación auxiliar, el correo electrónico ha tomado importancia y ahora nos “intoxica” con su presencia.
Si tú te encuentras en la abrumadora situación de enfrentarte cada mañana, durante algunas horas, a la bandeja de entrada de tu correo electrónico, déjame compartir contigo seis estrategias que implementé para “desintoxicar” mi correo electrónico:
- Desintoxica. Lo primero que recomiendo es crear una carpeta, a la que he llamado Desintoxicar. Toma todos los correos -excepto los doscientos más recientes- y muévelos a tu carpeta de desintoxicación. De esta forma has logrado disminuir el volumen de correos en tu carpeta de entrada. Cuando tengas algo de tiempo puedes revisar esta carpeta para depurar los correos viejos, la publicidad, etc., y clasificarlos, pero es probable que ya no sean relevantes y te abruman en vano.
- Clasifica. Crea otras carpetas en las que colocarás los doscientos mensajes restantes. Te recomiendo tres carpetas: una para los asuntos en los que deberás emprender alguna acción en concreto, puedes llamarla Hacer; otra para tareas que dependen de otra persona, puedes llamarla Seguimiento; y una tercera para para aquellos correos que creas que puedan servir como referencia para futuras ocasiones, puedes llamarla Archivo. Con esa última carpeta no seas complaciente, guarda solamente lo necesario. Lo que no quepa en estas clasificaciones, elimínalo. Mientras realizas esta clasificación, borra toda la publicidad o spam. Te recomiendo no crear más carpetas de las necesarias, un exceso de carpetas puede convertirse en otro problema. Procura que tu bandeja de entrada termine vacía al final de la clasificación, no solo te ayudará con tu organización, sino también te llenará de satisfacción.
- Reduce. Es muy común que al revisar algunos documentos en internet se te pida suscribirte a listas de correos que no son de tu interés, pero que van llenado tu buzón sin que les dediques más tiempo. Date de baja de estas subscripciones, te aseguro que nadie extrañará tu ausencia, en cambio verás cómo se reduce el tráfico en tu cuenta de correo y podrás encoarte sin tener tanto spam.
- Aprovecha las redes sociales. En muchas ocasiones los correos son mensajes breves que dan acuse de recibido o notifican algo. Utiliza las redes sociales para dar respuesta pronta y de esta manera evita acumular más correos en tu bandeja de entrada.
- Guarda. En muchos casos, los correos que recibimos llevan incluidos archivos adjuntos, mi recomendación es que los descargues, ya sea en tu equipo o en la nube, así los tendrás disponibles y podrás borrar los correos. Te aseguro que esta simple acción bajará drásticamente la cantidad de correos de tus carpetas.
- Crea respuestas prediseñadas. Muchos servicios de correos ofrecen la posibilidad de crear respuestas prediseñadas que son enviadas de forma automática. Al utilizarlas, ofreces la oportunidad de que el destinatario sepa en qué parte del proceso se encuentra su correo. Además, esto te hace quedar bien frente a tus clientes y contactos.
No te dejes intimidar por esta tarea que al principio que requerirá algo de tu tiempo. Te aseguro que siguiendo algunos de estos consejos simplificarás cómo manejas tu correo electrónico.
Una asistente virtual de Octhopus te ayuda a desintoxicar tu correo. Agenda una llamada para contarte más.
Por: Andrés Mayo
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Cómo encontrar, seleccionar y reclutar a tu equipo virtual
¡Llegó el momento de iniciar el camino! Integrar un equipo virtual no es una tarea trivial y recomiendo que antes de hacerlo ya tengas experiencia en delegar tareas y proyectos, o en gestionar un equipo de trabajo presencial. A continuación comparto algunos temas que debes considerar al armar a tu equipo.
¿Qué roles requieres y por cuánto tiempo?
El objetivo que tu equipo debe cumplir define en gran medida los distintos roles que requieres, desde un asistente generalista, diseñador, experto SEO hasta un programador experto. La duración del esfuerzo también ayuda a que definas si deberías buscar a freelancers para trabajar una sola vez o establecer una relación más formal y/ o duradera con el colaborador.
¿Cuáles serán tus fuentes de talento?
El punto anterior orienta lo que puedas explorar en este tema. Tu equipo virtual es… ¡virtual! Por lo tanto, los potenciales límites de su membresía son tan amplios como tu imaginación. Puedes contratar a tu vecino o a alguien del otro lado del mundo y que no hable tu idioma. Por lo tanto, puedes considerar fuentes tradicionales (sitios de empleo, referencias), servicios de outsourcing, sitios de freelancers o plataformas de Octhopus que ofrecen perfiles especializados. Explora las distintas opciones ya que tienen ventajas y debilidades distintas.
¿Qué perfiles requieres y cómo debes seleccionarlos?
Una vez que tengas claridad en lo anterior, debes establecer o evaluar los perfiles que requieres para cada rol. En algunos sitios que describen a profesionistas independientes, cada freelancer comparte sus habilidades y proyectos anteriores, es evaluado en su desempeño, y puede ser contactado para una conversación inicial. Es importante que entiendas la capacidad que ese nuevo integrante de equipo te puede dedicar, ya que no quieres que pocas horas a la semana se vuelvan un cuello de botella para tu equipo.
¿Debes entrevistar a tus potenciales colaboradores?
¡Sí! O siendo más claro, ¡claro que sí! Aunque tu candidato esté en un huso horario no compatible, es importante para roles críticos para ti que lo conozcas antes de decidir si lo integras a tu equipo. La comunicación es un tema clave en los equipos virtuales y ese tema debe ser el requerimiento mínimo que debes pedirle a los candidatos exitosos. Evalúa además la energía que tiene la persona y el cómo puede integrarse a la cultura de tu operación. Utiliza herramientas como Skype para comunicarte de manera económica e incluso a través de video.
¿Qué debes considerar al contratarlos?
El proceso de contratación es algo que debes consultar con tu abogado. Dependiendo de la fuente de talento, algunas plataformas te dan cierto apoyo con contratos estándar. Siempre asegura que tengas un acuerdo por escrito. Un punto clave que debes considerar es la propiedad intelectual, que al final de cada actividad o proyecto debe pasar a ser tuya.
El talento es el punto medular para tu éxito al delegar tareas, por lo que diseñar, buscar y asegurar tu equipo es algo que no debes dejar a la suerte.
En Octhopus, tomamos el tema con ocho brazos y no lo dejamos ir hasta poder ofrecer a todos nuestros clientes las mejores Asistentes Virtuales para ayudarlos a crecer.
Por: Hugo Bretón
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Hoy no voy a la oficina
Revisando los periódicos me encontré que el 21 de Junio es el Día del Trabajo en Casa, y no se trata de celebrar las labores del hogar -que no son desdeñables-, en realidad la fecha hace mención a una tendencia laboral que está adquiriendo una presencia importante, me refiero al home working, trabajo a distancia o teletrabajo.
Se trata realizar el trabajo de la oficina desde un punto remoto, principalmente la propia casa, aprovechando las facilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías de la información y telecomunicaciones. En muchos de los casos, solo basta una computadora, una línea telefónica y conexión a internet.
El teletrabajo ofrece un incremento en la calidad de vida de los empleados, al permitirles mayor tiempo en casa con su familia, y evitar los desplazamientos innecesarios en ciudades de tráfico conflictivo, con los ahorros que esto conlleva.
Esta modalidad de trabajo ha sido implementada por grandes corporativos, entre los que destaca IBM, quien inició esta estrategia en 1995, logrando una reducción del espacio de oficinas de aproximadamente 7,250,000 metros cuadrados. En Estados Unidos, el ahorro anual logrado suma cien millones de dólares y, por lo menos, la misma cantidad en Europa. De acuerdo al estudio Working Ouside the Box, realizado por Janet Caldow, IBM cuenta con 386,000 empleados, de los cuales el 40 por ciento trabaja a distancia.
La revista Entrepreneur señala algunas ventajas del trabajo a distancia:
- Conseguirás mayor productividad debido a la implantación del trabajo por objetivos.
- Necesitarás menos infraestructura, por lo que tus costos bajarán.
- Eliminas la ausencia laboral.
- Implementarás nuevas tecnologías de información, mejorando su apariencia para el consumidor.
- Habrá un mejor aprovechamiento de los puestos de trabajo, ya que éstos pueden ser compartidos entre distintos trabajadores.
Por otra parte, la misma revista, afirma que el teletrabajo presenta algunas desventajas que deben tomarse en cuenta si se desea implementar esta dinámica en su empresa:
- Existe un punto de rendimiento decreciente al emplear teletrabajadores, ya que el costo de un control de calidad es mayor que el valor que el que los trabajadores aportan, ya que la supervisión del trabajador en casa es menor.
- Suele haber una pérdida de las jerarquías al no existir una supervisión continua.
- Se crea una menor identificación del trabajador con la empresa.
- Este aislamiento físico produce una menor socialización y participación por parte del trabajador para con la empresa.
- Se pueden crear conflictos con la lealtad del empleado, por la misma razón de no sentir una gran identificación con ésta.
Para implementar este tipo de trabajo, es fundamental analizar la cultura de cada empresa. Cuanto más sólida sea, menos necesarias serán la formación y la supervisión explícitas. Desde mi experiencia personal, puedo afirmar que el teletrabajo me resulta cómodo y funcional cuando requiero realizar labores de investigación, documentos o si debo ejecutar tareas que demandan mi completa concentración, para lo cual he acondicionado un espacio de trabajo, y siempre tomando en cuenta que el trabajo en casa sigue siendo trabajo.
Por otra parte, siempre considero necesario acudir a las instalaciones de la empresa si debo interactuar con los recursos que las instalaciones de la oficina me ofrecen o si se trata de reuniones de carácter estratégico.
Si trabajas desde casa obtén tu checklist para trabajo remoto.
Por: Andrés Mayo
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Una enfermedad moderna: el estrés laboral
El estrés es un signo de los tiempos en los que vivimos. En algunas organizaciones se le valora como sinónimo de eficacia. ¿Cuántas veces hemos escuchado la frase: “Es que yo reacciono mejor bajo estrés”?Quizá esto se refiere al llamado estrés positivo (Eutress), cuya función es la de proteger el organismo y prepararlo para enfrentar situaciones que requieren de todas nuestras capacidades.
Por otro lado existe el estrés negativo (Distress), que puede ocasionar desequilibrios físicos y mentales, saturando nuestro sistema fisiológico. Además, esta respuesta excesiva acaba por reducir nuestra capacidad de atención, de decisión y de acción, perjudicando también nuestras relaciones con los demás.
El estrés trabaja en ciclos que se autoalimentan, por lo que si no se trata a tiempo puede aumentar en duración e intensidad.
El estrés negativo puede originar una serie de reacciones físicas en nuestro cuerpo alterando nuestro sistema motor, digestivo, respiratorio o cardiovascular. Los síntomas más comunes son:
- Problemas intestinales y/o estomacales;
- Sudoración excesiva;
- Hiperventilación;
- Dolor de cabeza;
- Mareos y náuseas;
- Temblores;
- Taquicardia;
- Tensión muscular y contracturas;
- Hiposalivación (sequedad de la boca).
El estrés también puede alterar de modo significativo nuestras reacciones emocionales, modificando nuestro estado de ánimo y alterando nuestro comportamiento. Algunas de las reacciones más comunes son:
- Ansiedad;
- Mal humor;
- Irritabilidad;
- Miedo o temor;
- Inseguridad;
- Dificultad para concentrarse;
- Dificultad para tomar decisiones;
- Bajo estado de ánimo;
- Depresión.
Es frecuente que una combinación de estos síntomas produzca insomnio, acompañado generalmente por un incesante ir y venir de pensamientos negativos, preocupaciones y temores. Esto no hace más que agravar el problema.
De acuerdo con cifras de la Organización Mundial de la Salud (OMS), México es actualmente el país con el mayor índice de estrés, superando a China y a los Estados Unidos. De los 75 mil infartos que se registran al año, el 25% está asociado a enfermedades derivadas del cansancio y la presión del trabajo.
El portal estreslaboral.info, señala que cerca de un 40% de los empleados mexicanos padecen las consecuencias del estrés laboral. Esto significa que aproximadamente 18.4 millones de personas en México padecen esta enfermedad.
Aunque en México no existen cifras sobre los efectos del estrés en la economía del país, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) ha cuantificado las pérdidas económicas ocasionadas por el estrés, dando como resultado entre el 0.5% y el 3.5% del PIB de los países. Un dato muy interesante es que ninguna profesión parece ser inmune al estrés laboral.
El estrés es un trastorno que no debe tomarse a la ligera, por lo que de ser necesario, es recomendable acudir a un profesional.
¿Sabías que una asistente virtual de Octhopus puede reducir tu estrés al hacer tareas que no te gustan? Agenda una llamada para saber cómo podemos ayudarte y si somos la mejor opción para ti.
Por: Andrés Mayo
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Richard Branson y la fuerza del fracaso
Richard Branson, director del Grupo Virgin, conformado por más de 360 empresas de diferentes rubros, no requiere demasiada presentación. Su estilo poco ortodoxo y su espíritu aventurero lo han convertido en un personaje muy popular entre los jóvenes emprendedores, quienes encuentran en él un modelo a seguir.
Branson, nunca destacó como estudiante, lo que no le impidió iniciar desde muy joven en el mundo empresarial, a los 16 ya había fundado la revista Student, y al año siguiente su primera organización caritativa, la Student Advisory Centre, demostrando que la responsabilidad social no debe ser ajena a los negocios.
Crear un emporio internacional no es tarea fácil, los emprendedores lo sabemos, y el fracaso es parte de este camino, como lo afirma este londinense de 66 años:
“A menudo me topo con casos de estudio que analizan cómo y por qué ciertas compañías rompieron récords, superaron sus metas y tuvieron un éxito más allá de toda imaginación (…) pero son las historias de negocios que no resultaron tan bien las que verdaderamente me interesan. Aprendo mucho de ellas.
Una de las razones de que las empresas de Virgin hayan tenido tanto éxito a través de los años es que otorgamos poderes al personal para que cometa errores, y luego aprenda de ellos. Ya que nuestra estructura de administración es muy descentralizada, nuestros equipos son desafiados a dirigir las empresas como si fueran los dueños. He encontrado que esto crea un alto nivel de lealtad, devoción e innovación. Cuando las cosas salen mal, los miembros del equipo sienten tener tal propiedad del negocio que regularmente se arremangan la camisa y le dan la vuelta.
Esta capacidad para recuperarse después de un revés es el rasgo más importante que puede poseer una empresa emprendedora. Si la innovación está en el corazón de su negocio, los obstáculos son parte de las circunstancias.
La manera en que reaccione y supere esos obstáculos marcará la diferencia entre el fracaso y el éxito”.
Siendo emprendedores, seguramente en algún momento te has sentido abrumado ante la posibilidad de fracasar, yo sí y es entonces cuando recuerdo las palabras de Branson y me obligo a cambiar de paradigma.
“Si tuviera que mencionar un rasgo que todos los emprendedores grandiosos tienen en común, sería la capacidad de recuperarse del fracaso. He fracasado más veces de las que puedo recordar, y estoy seguro de que fracasaré muchas, muchas más.
Sin embargo, nunca he dejado que eso me agobie. Las lecciones que aprendo durante los tiempos difíciles hacen posibles los buenos tiempos. Si me hubiera detenido cuando era niño después de que fracasó mi negocio de criar periquitos, nunca habría iniciado la revista Student. Si hubiera renunciado cuando Virgin Atlantic era presionada por British Airways, nuestras tres aerolíneas mundiales no estarían volando hoy”.
Es en la capacidad de identificar nuestros errores y en lograrnos recuperar de ellos, en donde se encuentra la verdadera fortaleza del emprendedor.
Si estás interesado en conocer sobre la filosofía de este empresario, te recomiendo que visites su blog donde, además de compartir sus actividades, suele responder las inquietudes de sus lectores. También puedes acceder a él a través de: richard.branson@elfinanciero.com.mx, cada semana escoge el correo más interesante y responde a través de las páginas del diario El Financiero. Richard Branson también ha publicado algunos libros como: The Virgin Way y Screw It, Let’s Do It, que seguramente serán de tu interés.
¿Te gustaría recibir información como ésta todas las semanas? ¡Pídeselo a tu asistente! Lee 25 actividades que le puedes pedir a tu asistente.
Por: Andrés Mayo
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Una ola de temas para delegar
Para ser competitivos debemos exigirnos lo mejor de nosotros todo el tiempo. Es importante que enfoques tu tiempo en entregar productos y servicios de calidad, y que utilices los recursos disponibles de la mejor manera.
Las asistentes virtuales te pueden ayudar muchísimo.
¿Por qué delegar?
Por dos razones:
- El valor de tu tiempo. Tu tiempo debe estar enfocado donde mayor valor agregue o te permita relajarte al final del día.
- Talento sin responsabilidad laboral. Con una Asistente virtual de Octhopus podrás tener el mejor talento por el tiempo que tu quieras, desde la comodidad de tu oficina (o smartphone).
Hay muchas tareas que puedes delegar a una Asistente virtual para liberar tu tiempo o, mejor aún, crecer tu negocio o práctica profesional. Delega todo lo que no te gusta y te quita tiempo como:
Tareas administrativas
- Llevar tu calendario
- Manejar tu mail
- Buscar información digital
- Darle seguimiento a tus contactos
- Hacer llamadas y coordinar conferencias
- Coordinar citas y reuniones con clientes y equipo de trabajo
- Hacer reservaciones en restaurantes, eventos y de viaje
- Hacer y enviar cotizaciones
- Realizar tu facturación electrónica
- Gestionar tus reportes de gastos
- Capturar datos, transcribir notas y archivos de audio/ video
- Traducir textos no oficiales
- Crear presentaciones
- Imprimir y enviar documentos
Tareas de mercadotecnia básicas
- Administrar el contenido de tus redes sociales
- Crear y editar páginas de internet básicas
- SEO
- Gestionar tu blog
- Actividades básicas de atención a clientes
- Crear presentaciones
Esta lista es sólo un ejemplo de lo que puedes delegar, son actividades que nos consumen tiempo valioso a emprendedores y profesionales independientes. Aunque algunas requieren capacitación e implican una curva de aprendizaje, el retorno de invertir en delegarlas efectivamente siempre vale la pena.
En Octhopus te podemos ayudar a esto y casi todo lo que te imagines que se pueda hacer en línea. Agenda una llamada para ver cómo podemos ayudarte y si somos la mejor opción para ti.
Por: Hugo M. Bretón
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Que no te roben tu información personal
La tecnología ya forma parte tan indispensable de nuestras vidas que resulta muy difícil prescindir de ella. Sólo con pensar en apartarla por unas pocas horas hace entrar en pánico a más de uno. Si bien es cierto que la tecnología ha facilitado muchos aspectos de nuestras vidas–seguro consultas periódicos en línea o descargas música y películas, sostienes conversaciones o reuniones de trabajo mediante dispositivos móviles, o realizas tus compras en línea–, también existe un lado poco amable, un lado oscuro. Tener tu información dispersa en la red, a la disposición de todos, es una invitación a que algunos puedan hacer mal uso de ella.
El estudio Unisys Security Insights México 2015 señala que los consumidores mexicanos se muestran más preocupados sobre sus datos personales cuando se encuentran en posesión de bancos (52%) y compañías de telecomunicación (51%). La percepción de la vulnerabilidad de datos personales en bancos es alta, probablemente debido a los reclamos crecientes de violaciones a la privacidad. Según la Comisión Nacional para la Protección y la Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (Condusef), se reportaron 2.89 millones de reclamaciones en el 2014 por posibles fraudes financieros causados por robo de identidad, falsificación de datos personales y tarjetas bancarias perdidas o robadas.
Previendo lo anterior, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), emitió siete recomendaciones para evitar que terceros puedan darle mal uso a tu información personal:
- No visites sitios dudosos o no reconocidos al realizar compras y buscar promociones por Internet. Evita hacer clic en ventanas emergentes o anuncios que te ofrecen productos gratis o promociones increíbles. No aceptes descargas de archivos de estos sitios y mucho menos proporciones información personal.
- Evita mantener siempre activa la conexión Wi-Fi/Bluetooth. Apaga tus conexiones Wi-Fi/Bluetooth cuando no las utilices y evita conectarte a redes o dispositivos públicos, que pudieran ser controlados por cibernautas para robar la información de los usuarios. Cambia con regularidad tus contraseñas y no las compartas con nadie.
- No publiques en redes sociales información sobre tu ubicación y planes. Evita publicar o compartir tus fotografías, videos y/o tu ubicación en tiempo real, porque es información que puede ser utilizada para causar daño a tu patrimonio, familia o persona.
- No descuides tu tarjeta bancaria al realizar pagos. Mantén a la vista tu tarjeta bancaria cuando uses una terminal de cobro. Si haces pagos en línea evita usar redes públicas o gratuitas y activa el servicio de alertas por retiros y compras en tu celular. Lleva contigo el número telefónico de tu banco, para comunicarte en caso de necesitar alguna aclaración.
- Evita tener el dispositivo móvil sin seguridad. Procura habilitar las configuraciones de seguridad que tu dispositivo móvil te ofrece, tales como bloqueo por contraseña, borrado remoto, cifrado y respaldo de la información.
- No descuides la correspondencia. Asegura el buzón de tu correo o pide a una persona de tu confianza que recoja tu correspondencia, ya que ésta puede ser utilizada como punto de partida para causarte daños.
- Sólo lleva contigo los documentos necesarios. Evita llevar todas tus identificaciones y tarjetas bancarias cuando salgas de casa. Considera llevar sólo una identificación y las tarjetas de pago necesarias para minimizar el daño en caso de robo o extravío.
Y tú, ¿cómo resguardas tus datos personales? ¡Comparte con nosotros!
Por: Andrés Mayo
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Cómo iniciar el apoyo que te da a una Asistente Virtual… y no morir en el intento
Una asistente virtual puede ayudarte a ser más productivo y a que tu negocio crezca exponencialmente. Y algo súper importante… ¡también puede ayudarte a recuperar tu vida! Con mis clientes, no sólo les ayudo a que su vida profesional tenga mayor impacto sino a liberarles tiempo para que hagan lo que más les gusta… dentro y fuera de la oficina.
¿Sientes que tienes grandes ideas para tu negocio, pero nadie realmente te ayuda a implementarlos? ¿Has estado trabajando 10 o 12 horas al día para poder mantener el ritmo en todo pero aún así sientes que no avanzas? ¡Es tiempo de pedir ayuda! ¡Contrata una Asistente Virtual.
Hay una larga lista de tareas en las que tu Asistente Virtual puede ayudarte: buscar información, fotos, hacer presentaciones, traducciones, crear una base de datos, reservaciones, agendar citas, llamadas telefónicas, etc.
Debes decidir qué tipo de tareas le vas a delegar.
Para contratar a una Asistente Virtual te tienes que asegurar que sea la indicada para ti, tu negocio y viceversa. Si contratas un servicio como el de Octhopus puedes solicitar agendar una llamada con tu asistente antes de contratar el servicio.
Dedica tiempo a entrenarla y a lograr que esté en sintonía contigo.
Puede que ella sepa algo de ti o de tu negocio antes de empezar a trabajar juntos, pero te recomiendo que te presentes y que logres que realmente te conozca y sepa lo que esperas. Platícale desde hace cuánto tiempo te dedicas a esto, por qué estás haciendo lo que estas haciendo, por qué estás buscando el apoyo de una asistente virtual…
Haz que tu Asistente Virtual sea y se sienta parte de tu equipo de trabajo.
Platícale sobre tu forma de trabajar, si te gusta que te pregunte o prefieres que solucione todo por sí misma. Comparte si requieres que se reporte contigo diario, varias veces al día, una vez a la semana. Específica cuánto tiempo quieres que destine a cada tarea delegada. Cubre cómo quieres que te envíe la información que le solicites: por mail, en archivo de Word, Power Point, Key Note, Pages, etc.
Siguiendo estos consejos empezarás esta relación profesional de la manera más eficiente.
¡Tú y tu negocio saldrán ganando!
Si quieres saber más sobre Octhopus o tienes alguna duda escríbenos a hola@octhopus.com
Por: Katia Guillen, asistente virtual de Octhopus
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Marketing del permiso
En la actualidad, la mercadotecnia se encuentra en crisis. A cada instante nos encontramos frente a reclamos publicitarios que pretenden vendernos diferentes productos. Hoy, las empresas invierten millones de pesos en campañas para posicionarse.
¿A qué me refiero con la crisis de la mercadotecnia?
A que cada vez estas campañas logran menos resultados. Los canales tradicionales de venta, como la televisión, la radio, los medios impresos e internet ofrecen anuncios que irrumpen en nuestra cotidianidad sin consultarnos, por lo que en muchas ocasiones se tornan tan molestos al grado de que la audiencia los evitan, cambiando de canal, de estación o simplemente ignorándolos. Al final, los anuncios son como mensajes en botellas lanzados al mar, en espera de encontrar a quien les preste atención.
Debido a estos, poco a poco y de forma inadvertida, otro tipo de campañas mercadológicas ha ido surgiendo y con mejores resultados. Esta estrategia es conocida como Marketing del Permiso.
De acuerdo con Seth Godin, quien desarrollo el concepto, el Marketing del Permiso es esperado (porque las personas desean escucharnos), es personal (porque los mensajes están directamente relacionados con el cliente individual) y pertinente (porque el marketing está relacionado con algo en lo que está interesado el posible cliente).
Si te preguntas cómo funciona, te aseguro que ya los sabes. ¿Recuerdas aquella ocasión en la que compraste un producto y te preguntaron si deseabas darte de alta en la lista de correos de la marca?
Se trata de que el producto o la marca obtengan nuestro permiso para personalizar sus anuncios de acuerdo a nuestros intereses. Pueden lograrlo mediante estímulos (“Al darte de alta en nuestra lista de correos recibirás un adelanto de las novedades editoriales”), descuentos (“Inscríbase a nuestra base de datos y le enviaremos ofertas exclusivas para los socios del club”), regalos (“Compártanos sus datos y le enviaremos una muestra gratis”).
Una de las características principales de esta nueva estrategia es que somos nosotros, los consumidores, quienes buscamos a las marcas, productos o servicios y con esto aceptamos recibir la publicidad y comunicaciones.
La mercadotecnia tradicional tiene al consumidor a su merced. Los profesionales de esta disciplina pueden enviar anuncios con toda la frecuencia que se puedan permitir sin consultar a la audiencia. Pero con el Marketing del Permiso las cosas cambian. Los consumidores podemos cancelar el permiso en cualquier momento. Tener esto en mente hace que el profesional se esfuerce por trabajar mejor, por ofrecer mejores comunicaciones, con el objetivo de asegurarse de que no va a ser la última.
Seth Grodin, afirma que el Marketing del Permiso convierte a los desconocidos en amigos y a los amigos, en clientes vitalicios.
Y tú, ¿utilizas esta nueva estrategia de mercadotecnia para dar a conocer tus productos y servicios?
Por: Andrés Mayo
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Cómo mejorar tu productividad como emprendedor
Al convertirte en un emprendedor, te enfrentas a retos muy grandes; sobre todo el CÓMO UTILIZAR TU TIEMPO de la mejor manera. ¿Como inviertes tu tiempo al ser emprendedor en tu negocio? Y sobre todo, ¿Qué tanto de ese tiempo pudiste haber ahorrado?
La importancia de administrar tu tiempo no sólo es algo exclusivo de un emprendedor; es útil en todos los ámbitos y aquí te presento unos consejos para hacerlo de la mejor manera:
- Prioriza. Uno de los problemas más grandes en el momento de administrar nuestro tiempo es que no sabemos priorizar todas las actividades que tenemos pendientes. Si bien es común hacer una lista enorme de cosas por hacer, esto en muchas ocasiones nos lleva al estrés total. Aún no nos queda claro que la lista de quehaceres nunca se va a acabar. Una vez que tienes claras las metas que quieres lograr, es mucho más fácil priorizar tus actividades. Aunque siempre tengas muchas cosas por hacer, siempre hay actividades que son primordiales y debes iniciar por ellas, aunque sean incómodas o complicadas.
- Enfócate. Una vez que han quedado claras tus prioridades, debes enfocarte en cumplirlas. Tal vez la montaña de cosas por hacer te está agobiando, pero no desistas; una vez que veas cumplidas las metas en tu negocio, sabrás que habrá valido la pena. Hay diversas técnicas de enfoque, pero trata de quitar distracciones como teléfono, email o internet. Puedes también intentar con música diseñada para este fin.
- Organízate. Es común que pensemos que la creatividad nace del caos ¿Pero esto es cierto? Para algunos puede funcionar pero los beneficios de ser organizado son mayores. Por ejemplo puedes terminar en menos un proyecto si no pierdes tiempo buscando tus notas, un lapicero o cualquier otra información que necesites tener a la mano. Ser poco organizado no sólo te hará perder tiempo sino que también generará distracción e impedirá que lleves un buen ritmo en tu proyecto.
- La eficiencia lleva a la efectividad. Sí, aunque suene muy parecido, la eficiencia y efectividad son distintas ¿cuál es esta diferencia? Bueno, la eficiencia es terminar tus cosas rápidamente con el menor esfuerzo y de la mejor manera posible. Por otro lado, las actividades que realices con efectividad te acercarán a tus metas. Es saber exactamente cuáles son las cosas que necesitas para cumplir tus metas adecuadamente. Si mejoras tu proceso y te haces una persona más productiva, el enfoque te llevará a mejores resultados.
Mejorar tu productividad en el trabajo o como emprendedor depende en gran medida de ti al ser más organizado y enfocado. Esto te permitirá cumplir con prontitud tus metas. Recuerda siempre priorizar tus actividades y dar el 100% de ti.
Lee 25 actividades que le puedes pedir a tu asistente para ser más productivo.
Por: Hugo M. Bretón
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Mindfulness, una herramienta eficaz para sacar el estrés de tu vida
En la actualidad el estrés ha presentado un incremento de tal magnitud que la Organización Mundial de la Salud (OMS) ya lo considera una epidemia mundial. Las causas del estrés son múltiples, y este malestar ha comenzado a impactar en el ámbito laboral causando ausentismo, baja productividad y desmotivación, al grado que se trata de una causa a tomar en cuenta en accidentes laborales.
Por suerte, algunas empresas han comenzado a adoptar herramientas para reducir el estrés en sus organizaciones. Una de las técnicas más efectivas para acabar con el estrés y recuperar el equilibrio es el Programa de Reducción de Estrés basado en el Mindfulness o Atención Plena. Este programa se desarrolló hace 30 años el Centro Médico de la Universidad de Massachusetts, y desde entonces ha demostrado su efectividad.
El Mindfulness es entrenamiento que permite a los practicantes desarrollar habilidades internas de auto observación, enseñándoles a detener las reacciones del estrés crónico. Se trata de observar claramente las reacciones corporales y emocionales en el momento en que surgen las situaciones estresantes.
Con el Mindfulness se aprende a prestar atención al momento presente y no al pasado, que puede generar culpa, ni al futuro incierto que suele ocasionar ansiedad. Al enfocar la mente en el momento presente, podemos aceptar las situaciones tal cual son, así como dar respuestas efectivas y logrando los cambios necesarios de manera eficaz.
Si lo anterior no te queda muy claro, te invito a hacer algunas prácticas de Mindfulness que te ayudarán a entender cómo se entrena la mente en la Atención Plena:
- Respira. Busca un lugar tranquilo, donde nadie te interrumpa por unos minutos. Apaga tu teléfono celular. ¡Vamos, tú puedes! No será por mucho tiempo. Siéntate en una silla cómoda y mantén la espalda recta. Apoya tus pies en el piso, no los cruces. Deja tus manos sueltas, posándolas en tus muslos. Cierra los ojos. Para comenzar, respira profundamente tres veces. Mientras lo haces, nota cómo se infla tu estómago al inhalar y cómo se contrae al exhalar. A partir de ahora, respira normalmente, inhalando por la nariz y exhalando por la boca, sin forzar la entrada y la salida del aire. Este proceso debe hacerse de forma natural. En este punto, con seguridad tu mente ya estará distrayéndote, divagando, haz que tu atención se mantenga en la respiración. Nota cómo entra el aire, nota cómo sale el aire. Mantente respirando por unos minutos más. Al finalizar, observa cómo se reduce tu ansiedad. Repite esta práctica por lo menos una vez al día, y cada vez agrega un poco más de tiempo.
- Desayuna de forma consiente. Seguro no le dedicas el tiempo suficiente a esta actividad fundamental de tu día. Por hoy, haz el esfuerzo por levantarte un poco más temprano. Siéntate a desayunar sin compañía, dedícate este tiempo a ti. Apaga el celular y las noticias del televisor. Desayuna lentamente, saboreando cada uno de tus alimentos, no pienses en la reunión que tendrás más tarde, ni en las llamadas por hacer. Lleva tu atención a cada bocado, disfrutando la textura, su sabor, incluso su olor. Luego de desayunar puedes retomar tu ritmo. Con seguridad iniciarás tu día con un enfoque diferente, más tranquilo y equilibrado.
Para terminar, te comparto un enlace para que conozcas más sobre el Mindfulness: Cómo meditar en un minuto (inglés).
Una asistente virtual también te ayuda a reducir el estrés. Agenda una llamada hoy y aprende cómo.
Por: Andrés Mayo