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Cómo reconocer una buena decisión
La vida fluye en un constante cambio en el que, para sobrevivir, debemos tomar decisiones. Elegir es un proceso cotidiano, ya sea que se trate de las decisiones más mundanas como de las más importantes, todo este flujo pasa por el filtro de nuestras emociones y nuestro pensamiento racional.
La toma de decisiones es una capacidad humana que conjuga el poder de la razón con el poder de nuestra voluntad. El pensamiento aporta claridad al corazón y la voluntad persigue la elección correcta. La toma de decisiones muestra el libre albedrío de cada ser humano, por lo que se considera que tomar buenas decisiones es la gran clave del éxito en la vida.
Tomar una decisión requiere un proceso reflexivo que necesita tiempo para valorar distintas opciones, pero también asumir las consecuencias de cada decisión, sin olvidar que no existe un único camino correcto.
En un artículo para la revista Entrepreneur, el coach de negocios Jeff Boss, afirma que la toma de decisiones puede ser el mayor peso que caiga sobre los hombros de un emprendedor, lo que puede hacerte daño si no sabes cómo manejar el estrés o si los resultados no son los ideales.
Y enumera 9 características que podrán ayudarte a reconocer si estás tomando una buena decisión:
1. Las buenas decisiones tienen un impacto positivo en los demás
Los beneficiados por una decisión positiva serán los mejores voceros de esta decisión, en caso contrario, si se consideran afectados se convertirán en fuertes críticos de una mala decisión. Escucha a tu entorno para reconocer lo que piensan.
2. Las buenas decisiones son replicables
La gente buscará imitar las buenas decisiones para implementarlas en su empresa.
3. Las buenas decisiones fomentan oportunidades de crecimiento
Cuando se toman decisiones que benefician a la organización de tu empresa motivarás a tus colaboradores a tomar decisiones efectivas.
4. Las buenas decisiones incluyen a otros
Puedes quedarte con el mérito de tomar una buena decisión, pero su implementación incluye a tu equipo de trabajo, por lo que el logro final corresponde a todos.
5. Las buenas decisiones son ejecutables
Ligado al punto anterior, una decisión debe ser transparente y clara. El equipo de trabajo debe ser capaz de implementar correctamente las decisiones, lo que minimiza la incertidumbre que puedan generar los nuevos planes para la organización.
6. Una buena decisión es sistemática
Una buena decisión se debe sostener en el tiempo, encaminada a lograr el éxito de los objetivos.
7. Las buenas decisiones son responsables
Cuando se establecen los criterios de una toma de decisiones se transparenta el proceso ante los miembros de la organización, lo que conlleva a actuar de forma responsable.
8. Las buenas decisiones son pragmáticas
Es necesario eliminar los sesgos emocionales egoístas en la toma de decisiones. Cuando te enfrentes a una decisión difícil hazte la pregunta: ¿a quién beneficia esta decisión?
9. Las buenas decisiones implican la autoconciencia
Si es tu responsabilidad decidir la estrategia de la empresa pero nunca has realizado un bosquejo estratégico, evalúa tus límites, y considera contar con un experto en la materia. Esto puede tener un impacto positivo en tu organización. No seas esa persona que se aferra a la toma de decisiones porque te confiere autoridad y te hace sentir importante.
Las decisiones que tomas como empresario tienen grandes repercusiones en tu empresa, por lo que deberás mantenerte alerta antes las oportunidades que se te presenten, porque no se trata de aprovechar cualquier oportunidad, lo que quieres es la oportunidad que te lleve al éxito.
Tener una asistente virtual de Octhopus es una muy buena decisión para que puedas enfocarte más en tareas estratégicas y menos en tareas administrativas. Agenda una llamada para saber si somos la mejor opción para ti.
Por: Andrés Mayo
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5 claves para lograr tus metas
Tener una visión del futuro es fundamental para el éxito de nuestros proyectos. La mejor forma de lograr esa visión es mediante el establecimiento de metas, sin importar que éstas sean a largo, mediano o corto plazo.
Lograr nuestras metas requiere de algunas características particulares:
- Auto-motivación. Se trata de esa energía que surge de tu interior, la energía que te moviliza, alimentándose de tus deseos y tus valores más importantes.
- Si estás dispuesto a pagar el precio que sea necesario para alcanzar tus metas, significa que estás comprometido. Lo puedes notar en tu conducta de entrega, sacrificio y en el trabajo que dedicas para lograrlo.
- Flexibilidad y capacidad de adaptación. No siempre puedes tener el control sobre el mundo ni las circunstancias que te rodean, tampoco sobre la conducta ni los sentimientos de la gente que te acompaña. Por lo que, cuando surgen cambios súbitos o imprevistos o las cosas no ocurren como pensabas, es necesario que seas capaz de realizar los ajustes que se requieran para no derrumbarte ni perder tus metas.
- Auto - control emocional. Las emociones son imprescindibles y forman parte indisoluble de ti. Por lo que es necesario que aprendas a reconocer cuándo van a hacerte perder el control, y a manejarlas de la manera adecuada, manteniéndote en una actitud equilibrada para así, actuar de acuerdo a tu juicio.
- Organización y orden. Es necesario que reconozcas tus limitaciones, no puedes dividirte para llevar a cabo muchas cosas al mismo tiempo, ni cuentas con tiempo ilimitado. Por lo que necesitas llevar un orden en tus planes y en tu conducta, prioriza tus actividades para poder ir consiguiendo tus metas de manera satisfactoria.
Como puedes notar, si tus metas son en verdad importantes para ti, requerirás establecer una estrategia que te exigirá un involucramiento profundo. ¿Cuentas con estas claves? Que esto no te asuste. Pequeños trucos pueden hacer la diferencia.
Ruta crítica de seis pasos
Paso uno. Define tus metas. Se realista, puedes elevar tus expectativas todo lo que creas conveniente, pero no pierdas de vista que se trata de algo que buscas lograr y no solo un sueño imposible.
Segundo paso: Establece el tiempo en el que llevarás a cabo tus metas, de esta forma fijas tu meta a largo plazo.
Tercer paso: Divide la meta final en otras más pequeñas. Actúa por acumulación, cada una de ellas debe acercarte más a la meta final. Éstas son tus metas a corto plazo.
Cuarto paso: Reconoce cuáles son los recursos que necesitas para cumplirlas tanto materiales, como humanos o financieros. Todas las metas, sean a largo o corto plazo, necesitan de estos recursos, no omitas nada, incluso si ya cuentas con ellos.
Quinto paso: Revisa tus metas de forma periódica, puedes establecer fechas específicas o si lo prefieres, realiza esta labor cada que cumplas una meta a corto plazo.
Sexto paso: Modifica, adapta o cambia tus metas periódicas de manera que no se convierta en un plan inamovible, en un lastre para tus planes futuros.
Recursos:
En 175 ideas para alcanzar tus metas, (LID Editorial, 2017) Álvaro Merino nos propone activar nuestro talento paso a paso, con el fin de alcanzar todas las metas que nos propongamos en la vida. Nos invita a darnos un paseo por ese territorio al que no siempre vamos y sin embargo es el único que importa: nosotros mismos.
Logra tus metas con la ayuda de una asistente virtual de Octhopus. Agenda una llamada para ver cómo podemos ayudarte y si somos la mejor opción para ti.
Por: Andrés Mayo Góngora
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Metas inteligentes para desarrollar tu potencial
Cada inicio de año representa una oportunidad para replantear nuestras metas. Si queremos conseguir el éxito profesional y personal, debemos ir más allá de una serie de buenas intenciones que se abandonen al paso de los días.
La clave del éxito consiste en saber definir correctamente nuestras metas y en no dispersar esfuerzos inútilmente.
Brian Tracy, reconocido conferenciante, consultor y autor de literatura empresarial, cuenta una anécdota en la que, reunido con un grupo de empresarios de Chicago, uno de los asistentes afirmó que “el éxito se funda en las metas, todo lo demás son palabras”.
Para establecer metas claras y efectivas te recomiendo utilizar el sistema SMART (inteligente, en inglés). Esta técnica es ampliamente utilizada por las organizaciones cuando desarrollan sus planes estratégicos.
¿De qué se trata?
S.M.A.R.T. es un recurso nemotécnico en el que cada letra equivale a un adjetivo que describe una forma eficaz de establecer nuestras metas.
Specific = Específico
Measurable = Medible
Attainable = Alcanzable
Relevant = Relevante
Timely = Tiempo
Cada uno de los apartados puede establecerse respondiendo una simple pregunta:
1. Específico
Este apartado responde a la pregunta: ¿Qué quiero conseguir?
Para definir nuestras metas resulta esencial que describas con lujo detalles lo que quieres lograr en el futuro. Decide un tema en donde deseas mejorar y establece la meta a alcanzar. Nuevos clientes, aprender un programa o un mejor salario, etc.
Si tu meta parece demasiado compleja puede serte de utilidad que plantees pequeñas metas que concreten y refuercen la meta principal. Esta es una forma de tener las probabilidades de tu lado. No se trata únicamente de mejorar tu negocio o hacer proyectos más creativos, se trata de enfocarte en un objetivo específico.
2. Medible
Para conocer el nivel de éxito de una meta es importante que puedas establecer indicadores que den cuenta de su desarrollo, para esto debes preguntarte: ¿Qué cifras usaré para medir esa meta?
Todas las metas se pueden medir y esa es la mejor forma de evaluarla. Por ejemplo, si quieres trabajar menos, ¿cuántas horas menos al día? Si quieres leer más, ¿cuántos libros quieres leer este año? Desglosa tu meta en números que puedas entender fácilmente, esto te servirá para ver qué tan fácil o difícil puede llegar a ser cada objetivo.
Esta característica es uno de los factores más relevantes en los procesos de mejora continua y calidad.
3. Alcanzable
Al establecer tus metas pregúntate ¿Lo podré lograr?
Este apartado trata sobre definir nuestras metas no sueños imposibles. No importa lo que desees lograr, lo verdaderamente importante es saber si realmente lo puedes hacer, de lo contrario no pierdas el tiempo.
Las metas tienen que ajustarse a tu realidad y tu entorno, de forma que sean retadoras y no expectativas poco realistas. Reconoce tu situación actual, identifica tus talentos y limitaciones. Toma en cuenta los recursos disponibles que puedas poner en acción para lograr la consecución de tus metas.
4. Relevante
Tu meta debe tener un significado claro, para aclarar este punto deberás preguntarte: ¿Para qué me servirá lograr esa meta?
Tu visión, tu personalidad y el estilo de vida que deseas deben ser acordes a tu presente y tu futuro, es por eso que tu meta debe estar ligada a quién eres o quién quieres ser más adelante. Resulta importante que entiendas los “¿por qué?” de cada meta que te propongas, de otra manera nunca lograrás algo concreto en tu vida.
Establecer una meta debe suponer un resultado trascendente, no algo desechable, sino ¿para qué invertir tiempo y esfuerzo en ella?
5. Tiempo
Una de las características de una meta inteligente debe responder a la pregunta: ¿Cuánto tiempo necesito para lograr ese objetivo?
Una meta debe realizarse en un plazo específico, de otra manera podría aplazarse indefinidamente, llevándonos a una pérdida de interés que puede repercutir en la consecución de nuestros planes.
Cuando defines un plazo para lograr tu meta estableces un compromiso. Puede ser un mes, 6 meses o un año entero. Al tener en cuenta la fecha de vencimiento de esa meta debes hacer todo lo posible para lograrla.
Con esta herramienta comienza a planear tus metas para el año o los próximos meses. Las metas SMART serán tus aliados para alcanzar lo que te propongas.
Recursos
En su libro Metas, estrategias prácticas para determinar y conquistar tus objetivos (Editorial Empresa Activa, 2004), Brian Tracy, propone un sistema práctico y efectivo para reforzar tu confianza, hacer frente a los obstáculos, responder con energía a los desafíos y avanzar hacia tus auténticas metas.
Una asistente virtual te ayuda a lograr tus metas. Aprende a delegar con la ayuda de una asistente virtual de Octhopus.
Por: Andrés Mayo Góngora
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Claves para la documentación de procesos
El término documentación de procesos fue acuñado en 1978 por la Philippines National Irrigation Agency en referencia a un proyecto en el que científicos sociales recorrieron pueblos para documentar los procesos agrícolas.
El sistema de gestión de calidad ISO 9000 define un proceso como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
En las organizaciones podemos diferenciar tres tipos de procesos:
- Procesos estratégicos: En este apartado podemos agrupar todos aquellos procesos que dan orientación al negocio. Por ejemplo: planificación estratégica.
- Procesos sustantivos, clave o de generación de valor: Estos procesos son la parte sustantiva del negocio, son los que dan el valor al cliente. Por ejemplo, entregar un paquete (en una empresa de paquetería y mensajería) o preparar la comida y servirla (en un restaurante).
- Procesos de apoyo vertical u horizontal: aquí se agrupan los procesos que ofrecen soporte a los procesos centrales. Por ejemplo, dar soporte/servicio técnico, las tareas del departamento de recursos humanos, etc.
Un proceso puede dividirse en subprocesos, éstos en actividades y éstas a su vez en tareas, siendo las tareas las acciones más simples, por ejemplo, firmar un cheque o extender un vale.
A continuación te presento algunos consejos para que realices una adecuada documentación de los procesos de tu empresa u organización.
- Para iniciar, identifica el proceso a documentar y el alcance del mismo. Es recomendable que cada documento corresponda a un proceso lo más pequeño posible.
- Identifica a quién va dirigido, de esta forma podrás establecer el lenguaje y los detalles que se incluirán en la documentación.
- Crea un contexto sobre el proceso que estás documentando, esto puedes hacerlo a través de un título descriptivo y una introducción que resuma cuál es el proceso, por qué o cuándo los usuarios deben llevarlo a cabo y cómo se inserta en la estructura de la organización.
- Realiza una descripción de las personas involucradas en el proceso y define sus roles. Utiliza siempre los nombres de sus puestos.
- Identifica los puntos de inicio y finalización del proceso.
- Define los resultados del proceso.
- Enlista todas las actividades necesarias para completar el proceso. Una tormenta de ideas es una actividad sumamente útil para reconocer las actividades.
- Organiza tu lista en secuencias de pasos. Presta atención a cómo divides estos pasos. Las acciones que se realizan juntas de forma lógica deben permanecer juntas. Si un paso incluye más de un verbo probablemente se deba separar en dos.
- Un gráfico de flujo del proceso para representar visualmente los pasos es un instrumento de suma utilidad.
- Agrega gráficos, imágenes o capturas de pantalla.
- Valida el proceso poniéndolo a prueba con diferentes usuarios.
- Pídele a tus colegas o colaboradores que revisen tu documento y aporten comentarios.
- Recuerda que tu documento es un documento vivo que necesitará ser actualizado de forma continua.
A partir de estas claves podrás lograr una eficiente documentación de tus procesos de negocios.
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Andrés Mayo Góngora
Especialista en medios y procesos de comunicación
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5 cosas que necesitas saber sobre la documentación de procesos
Muchas empresas suelen iniciar con energía y entusiasmo, pero con poca organización lo que a mediano plazo puede dificultar su operación. Cada empresa es diferente, pero todas cuentan con actividades que se repiten y que resultan clave para que sus operaciones sean exitosas. Conocerlas es fundamental para ordenar los esfuerzos de directivos y empleados. Una herramienta básica para lograr la coherencia de nuestro emprendimiento es la documentación de cada uno de sus procesos. ¿De qué se trata esto? Vayamos al inicio.
Por su origen etimológico, la palabra proceso significa “caminar hacia adelante”. De ahí que, al aplicarlo al ámbito empresarial, podamos afirmar que un proceso representa una serie de acciones ordenadas de forma lógica cuyo objetivo es lograr la eficiencia de una organización.
Esta secuencia de pasos –conocida en inglés como Bussines Process- se diseña a partir del análisis pormenorizado de cada una de las actividades que componen las actividades cotidianas de la empresa, con el objetivo de aumentar su rentabilidad y reducir sus costos.
A continuación te presento cinco cosas que debes conocer sobre la documentación de procesos y que te ayudarán a realizarla de manera eficiente y precisa.
- Es un mapa de ruta. Cualquier actividad hecha más de una vez o realizada por más de una persona debe ser documentada, hacerlo permite uniformizarlas, con lo que obtendrás el mismo resultado cada vez que se ejecute, a pesar de que lo realicen diferentes personas. También ayuda a identificar un proceso con el fin de identificar las etapas que pueden ser mejoradas. La documentación de procesos también facilita la capacitación de nuevos empleados.
- Es tarea de todos. El equipo de trabajo de un área o proyecto es el responsable de documentar sus procesos. Los participantes en las tareas diarias son quienes realmente conocen su funcionamiento, sus puntos fuertes y sus debilidades, por lo que resultan los indicados para documentar sus propios procesos. Además, este es un modo de involucrar al personal en las actividades del sistema de gestión de calidad de la organización. También se recomienda que una persona que no esté involucrada en el trabajo del equipo pueda revisar la documentación para brindar una mirada fresca e imparcial que permita mejorar los procesos y eliminar las omisiones.
- ¿Cómo documentar los procesos? Puedes utilizar entrevistas, fotografías, videos, notas del equipo o realizar lluvias de ideas con el equipo de trabajo. También puedes contar con el apoyo de expertos en el proceso para asegurarte de abarcar toda la información. Además de documentar los procesos de tu organización, debes hacerlo de forma adecuada, si tu procedimiento se encuentra mal redactado puede ocasionar problemas. La documentación debe explicar el motivo o propósito de la tarea, no omitas información, pero no incluyas información innecesaria que puede distraer. Sé breve. Usa diagramas de flujo para facilitar la consulta. Incluye una lista de control para garantizar que todos los pasos se completen. En lugar de un solo documento con todos los procesos, es más eficiente documentar los procesos individuales. Una documentación precisa del proceso puede empoderar a los equipos y mejorar la eficiencia de la empresa.
- Hazlos públicos. La documentación de los procesos deben encontrarse al alcance de todos los integrantes del equipo y de la empresa. Restringir el acceso a la documentación crea la falsa ilusión de que solo es relevante para un determinado grupo.
- Flexibiliza la documentación. Las empresas cambian, se actualizan, mejoran, por lo que los procesos también se someten a cambios constantes, no temas incorporar los ajustes necesarios a la documentación del proceso para mejorar su eficacia. Documenta la fecha de la última actualización. Guarda una copia de seguridad de los archivos que documentan el proceso. Revisa los documentos al menos una vez por año.
En el mundo de hoy todos buscamos que las cosas se lleven a cabo de la mejor manera posible, las empresas no son ajenas a esto por lo que la mejor manera es brindar información intuitiva y basada en tareas, es allí donde la documentación de procesos se convierte en algo fundamental.
Claves:
Si estás interesado en profundizar sobre este tema, te recomiendo los siguientes libros que podrán ayudarte a realizar una adecuada documentación de los procesos de tu empresa:
- El valor sistémico de las organizaciones. Variables procesos y estructuras. Autor: Enrique Herrscher. Editorial Granica.
- Administración de operaciones. Procesos y cadenas de suministro. Autor: Lee Krajewski, Larry P. Ritzman y Manoj Editorial Pearson.
- Gestión eficaz de los procesos productivos. Autor: Víctor Raúl López Ruiz. Editorial Wolters Kluwer.
Una asistente virtual de Octhopus te ayuda a diagramar tus procesos. Agenda una llamada con nosotros para conocer más.
Por: Andrés Mayo Góngora
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Cómo realizar un Plan Estratégico
Es indiscutible que toda organización necesita un plan de acción, que consiste en determinar los objetivos de la misma y elegir los pasos más adecuados para el logro de estos objetivos.
Un plan debe ser realista, por lo que no debemos fijarnos metas imposibles, esto puede resultar contraproducente si asignamos de manera incorrecta los recursos, además de que puede resultar un desmotivador del equipo.
Generar un Plan Estratégico parte de un análisis de nuestra situación y de nuestro entorno, de los recursos con que contamos y los objetivos que pretendemos alcanzar.
Podemos construir nuestro Plan Estratégico respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Cómo estamos? ¿Dónde estamos?
- ¿Hacia dónde va la organización?
- ¿Qué tenemos para llegar a dónde queremos?
- ¿Cómo lo llevamos a cabo?
- ¿Qué requerimos para hacerlo?
- ¿Cómo lo concretamos?
- ¿Cómo medimos nuestro desempeño?
¿Cómo estamos? ¿Dónde estamos?
Con estas preguntas obtenemos un análisis para conocer la situación actual de nuestra empresa, tanto si ya se encuentra en funcionamiento como si aún estamos por “echarla a andar”. Este diagnóstico nos permitirá:
- Clarificar el rumbo que deseamos para nuestro emprendimiento
- Conocer el estatus legal de la organización
- Visualizar cómo estamos manejando nuestros recursos financieros, humanos y materiales.
Este diagnóstico nos ayudará a conocer nuestras fortalezas, nuestras debilidades y en su caso, realizar los cambios pertinentes.
¿Hacia dónde va la organización?
Aquí definiremos el campo de acción de nuestra empresa (misión, visión, valores y políticas), con lo que dejaremos claro la forma en que desarrollaremos nuestro proyecto.
La Misión es la razón de ser de la empresa, es el corazón, por lo que debemos tomarnos un tiempo adecuado para definirla. Nos ayudará a mantener el eje rector, ofreciendo dirección y motivación a nuestro equipo.
¿Qué tenemos para llegar a dónde queremos?
A través de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) encontraremos los factores estratégicos de nuestra organización. El análisis FODA nos permitirá:
- Crear estrategias más efectivas, y dirigirlas a las necesidades de la organización.
- Conocer con precisión nuestras fortalezas y debilidades,
- Conocer los recursos que puede ofrecernos el capital humano de nuestra empresa.
- Prevenir obstáculos al detectar oportunamente posibles problemas y/o dificultades.
- Planear estrategias que mejoren nuestros servicios.
¿Cómo lo llevamos a cabo?
Respondiendo esta pregunta definiremos los objetivos, las estrategias y las acciones que debemos llevar a cabo para cumplir con la Misión que establecimos para nuestra empresa.
Desglosamos nuestra Misión en objetivos estratégicos que puedan alcanzarse en el corto y mediano plazo. Con esto reducimos complejidad, focalizamos esfuerzo, involucramos al equipo y asignamos metas, elegimos cuáles son las estrategias más adecuadas para obtener nuestros objetivos.
¿Qué requerimos para hacerlo?
Este apartado nos ayuda a determinar las necesidades, tanto humanas como financieras y materiales, así como las herramientas necesarias.
¿Cómo lo concretamos?
El propósito de esta pregunta es ayudarnos a reconocer el tipo de proyectos que podemos llevar a cabo, tanto para prevenir problemas como para mejorar el desempeño de nuestra empresa.
¿Cómo medimos nuestro desempeño?
La evaluación de nuestro proyecto es fundamental para mejorar los procesos y hacerlos más efectivos. En una evaluación ponemos en claro lo que esperábamos y lo que obtuvimos. Esta evaluación debe ser continua para lograr mejoras tanto en el mediano como en el largo plazo. Al evaluar:
- Enfocamos los esfuerzos de todos los involucrados.
- Generamos confianza en el equipo.
- Obtenemos parámetros que nos permitirán medir el desarrollo de nuestras actividades, esta información puede incorporarse en nuestros informes anuales.
El proceso de Planeación Estratégica es como una cadena, todos los eslabones deberán estar reforzados, lo que le permitirá ser útil y funcional en el desarrollo de las actividades cotidianas de nuestro emprendimiento.
Realiza tu plan estratégico mientras tu asistente virtual hace tareas administrativas por ti. Lee 25 actividades que le puedes pedir a tu asistente.
Por: Andrés Mayo Góngora
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¿Qué es la planeación estratégica?
“La Planeación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes”.
Peter Drucker
Cuando se trata de emprender, uno de los pilares del éxito es la Planeación Estratégica. Esto, que aparenta ser un asunto obvio, no parece resultar algo importante para algunos emprendedores.
De acuerdo con Carlos T. Wagner, autor del libro Planeación Estratégica Social (2012), los latinos somos creativos e ingeniosos, pero también pecamos de indisciplinados y poco metódicos. La razón de lo anterior es que preferimos reaccionar antes que planear, y corregir antes que prevenir. Suponemos que como la realidad supera siempre los planes, planear implica una pérdida de tiempo, y por lo tanto es mejor improvisar.
Tememos que el entusiasmo invertido en nuestros proyectos pueda enfriarse cuando nos sentamos ante una hoja en blanco a “echar números”. Además, la mayoría de las veces la Planeación Estratégica requiere una capacidad de crítica y autocrítica que exhibe las deficiencias de nuestros proyectos, por lo que preferimos evitarla.
Pero, si tenemos claro que la Planeación Estratégica es un proceso que permite actuar y tomar decisiones de forma eficiente, veremos que es una gran ayuda para fortalecer la filosofía institucional, además de que apoya a nuestra organización en el logro de nuestros objetivos. Al tratarse de una acción reflexiva anterior a realizar cualquier tarea o labor que pretendamos emprender, ahorraremos tiempo, dinero y esfuerzo.
Algunos de los beneficios de planear son:
- Permite orientar los esfuerzos sobre las actividades importantes de nuestra organización.
- Evita crisis imprevistas y nos prepara para reaccionar en caso de que se presenten.
- Identifica nuestras fortalezas, ayudándonos a explotarlas.
- Nos ayuda a reconocer aquellas responsabilidades que podamos delegar.
- Mejora nuestra toma de decisiones al ofrecernos un panorama sobre nuestra organización.
- Nos ayuda a establecer metas y objetivos bien definidos.
- Promueve la cooperación del equipo de trabajo.
- Nos ayuda a adaptarnos a las condiciones cambiantes de nuestro entorno.
- Mide y evalúa el desempeño de nuestra empresa.
- Reduce el riesgo, la incertidumbre y la inseguridad.
- Fortalece y controla la operación económica evitando los gastos innecesarios.
Debemos tener claro que la Planeación Estratégica no garantiza por sí sola el éxito, no es la solución a todos los problemas de nuestro emprendimiento, pero sí nos proporciona los elementos que nos allanen la ruta al éxito y a la permanencia.
El proceso de Planeación Estratégica puede aplicarse no solo a empresas que van empezando, sino también a empresas constituidas y que requieren fortalecerse.
Una vez que desarrollemos nuestro Plan Estratégico, debemos tener en cuenta que no se trata de un documento monolítico, una característica primordial es su capacidad de adaptación, por lo que debe revisarse periódicamente para llevar a cabo ajustes que nos permitan obtener los resultados que buscamos.
Para lograr la efectividad de un plan estratégico, es necesario que todos los miembros de nuestra empresa participen en el desarrollo y en su implementación. La visión particular que aporta cada uno nos permite acercarnos a las necesidades específicas de cada área. De esta forma, todos los colaboradores son corresponsables de los logros, ayudan a innovar y a aportar, al tiempo que comparten los reconocimientos y los beneficios que nuestra empresa pueda alcanzar.
Si estás interesado en profundizar en el tema, te recomiendo el libro: Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa (2017), de Joaquín Rodríguez Valencia, Editorial Cengage Learning.
Enfócate en planear más estratégicamente mientras tu asistente virtual realiza tareas administrativas por ti. Agenda una llamada y descubre cómo hoy.
Por: Andrés Mayo Góngora
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Tres estrategias para mejorar tu liderazgo mediante el ENFOQUE
Estamos viviendo tiempos de revolución tecnológica, en los que tenemos a la mano infinidad de herramientas que nos permiten ser más efectivos pero, paradójicamente, también nos pone frente a distractores capaces de arruinar cualquier esfuerzo: teléfonos inteligentes, redes sociales, internet…
Es por eso que en la actualidad una de las características más apreciadas en los líderes es la capacidad para enfocarse en las actividades realmente importantes, un liderazgo que no se deja arrastrar por el ruido de su entorno. Sólo aquellos capaces de desarrollarla son quienes destacan, haciendo sobresalir sus emprendimientos o sus empresas. Sin un enfoque consistente se desvanece la posibilidad de alcanzar nuestras metas. El enfoque es determinante si queremos alcanzar el éxito.
Un buen líder necesita ser fresco y tener nuevas ideas, nunca quedarse estancado en la actualidad y sobre todo, la conformidad que siente por cómo están yendo las cosas estando como están.
Daniel Goleman, autor del bestseller Inteligencia Emocional, afirma que:
“El liderazgo gira en torno a la necesidad de captar y dirigir eficazmente la atención colectiva. Y ello implica cuestiones tan diversas como saber centrar, en primer lugar, nuestra propia atención y atraer y dirigir luego la atención de los demás, así como captar y mantener la atención de clientes y consumidores.”
En su libro Focus. Desarrollar la atención para alcanzar la excelencia, Goleman desarrolla una teoría en la que identifica tres tipos de foco: el foco interno (que nos mantiene en sintonía con nuestras intuiciones y valores), el foco en los demás (que facilita nuestras relaciones) y el foco externo (que nos ayuda a lidiar con el contexto). Un líder bien enfocado es aquel quien logra el equilibrio entre estos tres tipos de enfoque.
Goleman afirma que la capacidad de atención es como un músculo que puede ejercitarse mediante la práctica. A continuación, te ofrezco tres estrategias que te permitirán mantener el enfoque de tu atención:
1. Aclara tu mente
Algunos estudios afirman que nuestra mente es capaz de generar un promedio de 60,000 pensamientos diarios, muchos de los cuales son simples distractores. Enfocarse como un líder requiere que vaciemos nuestra mente para dedicarnos a pensar en lo importante.
Cada mañana toma unos minutos antes de comenzar tus actividades. Siéntate en un lugar tranquilo, cierra tus ojos y respira profundamente varias veces. Tu mente se llenará de pensamientos de todo tipo. Observa estos pensamientos, reconoce cuáles son los importantes, por ejemplo: tu familia, tu trabajo, tus metas. Poco a poco tu mente comenzará a despejarse dejando sólo los pensamientos más relevantes.
Los buenos líderes saben filtrar sus pensamientos, quedándose sólo con aquellos que son positivos y claves para su trabajo diario.
2. Aclara tu visión
Las organizaciones exitosas saben que un buen equipo es aquel que comparte su visión del negocio. A su vez, los líderes de éxito se repiten todos los días las razones por las cuales hacen lo que hacen. Una visión clara es poderosa.
Cada día dedica un momento para pensar en la dirección que están tomando tus decisiones. Si éstas se alinean con tu visión, sigue adelante. Pero si notas que te has desviado, es un buen momento para corregirla. Aclarar la visión significa revisar si lo que haces es lo que realmente quieres hacer.
Los buenos líderes aclaran y refuerzan su visión diariamente.
3. Aclara tus prioridades
Debemos reconocer que no todo es importante y no todo lo importante es prioritario. Las organizaciones más eficientes son las que saben qué es lo más importante de su negocio y lo realizan. Una forma de aclarar tus prioridades es pensar en tu visión de vida, en la de tu empresa o de tu proyecto.
Hazte la pregunta: ¿qué es aquello que si no hicieras te haría sentir vacío? Elabora una lista con las cosas más importantes que debes hacer, si sobrepasa los cinco puntos significa que no has definido bien tus prioridades.
Los buenos líderes aprenden a reconocer sus prioridades a medida que dirigen sus vidas y las de sus equipos de trabajo y ponen su mejor esfuerzo en ello.
Con estas tres estrategias tu enfoque se reforzará, incrementarás tus posibilidades de alcanzar tus metas y serás el líder que deseas ser.
En su libro Focus. Desarrollar la atención para alcanzar la excelencia, Daniel Goleman expone sus investigaciones en torno a los beneficios de la focalización, tanto como forma de autocontrol, de mejorar la empatía o para comprender la complejidad que nos rodea.
Enfócate en tareas estratégicas mientras tu asistente virtual hace tareas administrativas por ti. Agenda una llamada para conocer más sobre cómo podemos ayudarte.
Por: Andrés Mayo
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Enfócate para alcanzar el éxito
En nuestra realidad actual, cada vez es más común encontrarnos en oficinas abiertas que estimulan el trabajo colaborativo pero propician la distracción, nos bombardean por correos electrónicos que nuestros compañeros y clientes insisten en que respondamos al instante, asistimos a infinidad de reuniones de trabajo y al mismo tiempo se espera que produzcamos los mejores resultados posibles.
El periodista Nicholas Carr, en un artículo para la revista The Atlantic Monthly, nos muestra un diagnóstico de la situación:
“Al parecer internet está socavando mi capacidad para la concentración y la contemplación. Y no soy el único”.
Desafortunadamente al momento de reemplazar la distracción por la concentración que el enfoque permite, las cosas no son tan sencillas.
Luego de mucho tiempo de ensayo y error, Cal Newport, profesor de ciencias de la Computación en la Universidad de Georgetown, desarrollo un plan de 4 estrategias para enfocarse y realizar un trabajo a profundidad. Cuatro pautas que podrán ayudarte a activar tu capacidad de enfoque:
1. Trabaja profundamente
La habilidad para llevar a cabo un trabajo en profundidad es cada vez más escasa, pero al mismo tiempo, cada vez más valiosa en nuestra economía. Como resultado de esta dinámica, triunfarán quienes cultiven esta habilidad y hagan de ella el pilar de su vida laboral.
La clave para desarrollar el hábito del trabajo profundo es crear rutinas que minimicen la resistencia a la concentración. Por ejemplo, establecer un horario para realizar trabajo profundo; determinar un lapso de tiempo que dedicarás a esta tarea; acondicionar el espacio donde llevarás a cabo esta práctica; así como eliminar aquellas cosa que pueden distarte como un televisor, el teléfono e incluso el internet.
2. Acota las distracciones
Muchas personas suponen que pueden pasar de la distracción a un estado de concentración cada que lo necesiten, pero esta suposición es optimista. Cuando nuestro cerebro está acostumbrado a distraerse, busca insistentemente esos momentos.
El consejo de Newport es que establezcas momentos para la distracción en medio de tu trabajo profundo. Esta estrategia no amplia tu capacidad de concentración, sino que le enseña a tu mente a minimizar la cantidad de veces que cedes a la distracción. Por ejemplo, determina cuanto tiempo emplearás en utilizar el internet (si este es tu principal distractor). En caso de que el internet sea una herramienta de trabajo, dedica el tiempo programado a algún otro distractor, la televisión, por ejemplo.
Utiliza esta estrategia tanto en casa como en tu oficina
3. Aléjate de la redes sociales
De acuerdo con la Asociación de Internet.mx, los mexicanos pasamos en promedio 7 horas 14 minutos al día conectados a las redes sociales. Así que esta estrategia puede resultar obvia, pero Cal Newport no se refiere a un simple “usar menos las redes”, sino que va más allá al sugerirte cortar de tajo con ellas. Para esto te invita a reflexionar sobre el uso que les das, así como los beneficios que aportan a tu vida y trabajo.
¿En realidad necesitas, Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, Whattsapp, Tumblr, LinkedIn y la red de moda más reciente? ¿Cuánto tiempo le dedicas a cada una de ellas? ¿No crees que la calidad de tu vida y tu trabajo sería mucho mejor si eliminaras algunas de tus cuentas?
Incluso si elijes solamente una red social, dedicarás un mayor enfoque y una mejor comunicación en ella.
4. Elimina lo superficial
El trabajo profundo requiere que seas respetuoso con tu tiempo, por lo que en este caso el consejo se refiere a que agendes los asuntos a los que vas a dedicar tu día. Tal vez la idea de estructurar cada momento de tu vida -señalando tiempos para cada asunto- te parezca excesiva y prefieras dejar al azar el acontecer cotidiano. Sin embargo, si quieres desarrollar tu verdadero potencial, debes aprender a superar la desconfianza que te produce la estructura.
Si no tienes claro el tiempo que te llevará alguna actividad, otórgale minutos extra para realizarla con holgura. La ventaja es que podrás determinar el tiempo que le dedicas a las actividades superficiales y de distracción.
Cal Newport está seguro que una vida enfocada al trabajo profundo no es para todos, requiere esfuerzo y cambios drásticos en tus hábitos. Pero si estás dispuesto a realizar este esfuerzo, pronto descubrirás que la profundidad propicia una vida productiva y llena de sentido.
Si estas interesado en profundizar tu capacidad de enfoque a través del trabajo profundo te recomiendo el libro de Cal Newport Enfócate, Consejos para alcanzar el éxito, de la Editorial Paidós, ahí desarrolla en amplitud los conceptos que he apuntado en esta colaboración.
Por: Andrés Mayo Góngora
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5 tips para ayudarte a delegar
Hace poco más de un año acepté hacer los procesos y políticas para una empresa que estaba creciendo muy rápido y no tenía nada escrito, al mismo tiempo que llevaba Octhopus y veía qué hacía por las tardes con dos niños muy energizados. En pocas palabras me estaba volviendo loca. ¡Fue cuando me di cuenta de que a pesar de creer firmemente en delegar no lo estaba haciendo!
Delegar nunca ha sido fácil. Creo que todos debemos darnos un tiempo de vez en cuando y pensar qué cosas no deberíamos estar haciendo nosotros.
Te comparto 5 tips para ayudarte a delegar:
- Define qué actividades no deberías realizar tú. La regla 20/80 dice que el 20% de tu esfuerzo genera el 80% de tus resultados. Entiende cuál es ese 20% y enfócate en esas tareas, las demás tareas piensa seriamente en delegarlas.
- Conoce las habilidades de tus colaboradores. Todos tenemos habilidades diferentes y en algunas cosas somos mejor que otros. Observa a tu equipo y delégales actividades en las que creas que pueden ser buenos y te ayuden a crecer y ser mejor, aunque también considerando en qué áreas deben desarrollarse. Si son actividades que nunca han hecho dales la oportunidad, pueden llegar a ser muy buenos. ¡Confía en tu equipo!
- Comunica y retroalimenta constantemente. Indica de forma clara qué resultados esperas, el tiempo esperado para acabar esa tarea, cosas que te gusten y no te gusten. Tu objetivo no sólo debe ser que hagan lo que tu hacías sino que también te den recomendaciones y sugerencias. Recuérdales la importancia de ser proactivos.
- No te desesperes. La primera vez que delegas una tarea puede tomar el doble de tiempo realizarla, mientras la otra persona entiende cómo hacerla. Pero sin duda vale la pena, porque poco a poco podrás enfocarte en otras actividades. Recuerda que las empresas con directores que saben delegar obtienen hasta un 33% más de ingresos y generan más empleos. (Delegating: A Huge Management Challenge for Entrepreneurs, Sangeeta Bharadwaj Badal and Bryant Ott, 2015).
- Da reconocimientos. Reconoce siempre a tu equipo y dales crédito cuando aplique. Eso los hará sentir bien y dar más de sí mismos.
Si te cuesta trabajo delegar, empieza con una tarea y cuando te sientas cómod@ delega otra tarea más y otra y otra… Y aunque sea difícil delegar recuerda que sabiéndolo hacer tiene más ventajas que desventajas.
¿Qué terminé haciendo yo?
Primero confié en la asistente virtual que tengo y la capacité para hacer diagramas de flujo a pesar de que nunca había hecho uno en su vida. Yo le mandaba fotos de los diagramas que hacía en papel y ella los pasaba en limpio en un programa específico. Esto me ahorró varias horas de trabajo. También aprendí a decir NO, así que ya no hago procesos de otras empresas =) y constantemente evalúo lo que hago, tareas que no debería estar haciendo definitivamente las delego.
Te invito a delegar más. ¡Una asistente virtual siempre te puede ayudar a hacer y lograr más!
Por: Gaby Manzur
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¿Trabajo remoto? 5 herramientas que te ayudarán a ser un master en el tema
5 herramientas para trabajar mejor a distancia y ser más productivo![](http://octhopus.com/cdn/shop/articles/headphone1.jpg?v=1499619280)
¡Desconéctate! ¿Por qué el silencio es tan importante para trabajar y vivir mejor?
La reflexión Octhopus
Romper las barreras con silencio
El silencio es dorado y una herramienta muy poderosa si se sabe utilizar. Nos ayuda para enfocarnos y puede llevarnos al siguiente nivel en lo que hacemos. Para mí, existen distintas dimensiones del silencio y son correspondidas por diversos significados que tiene para mí el escribir este artículo en estas fechas. Hace unos años evaluaba mi carrera profesional y el reciente inicio de Octhopus cuando fui a un campamento con mi hijo. La experiencia marcó mi desarrollo como padre y me aportó mucho en cuánto conozco del silencio y cómo lo uso. Afortunadamente, hace poco pude ir al mismo campamento con mi hija, reforzando mis creencias exploradas en este texto.
Aventura Paphijos es una experiencia que conecta a padre e hijo/ hija. Tuve la fortuna de asistir a través del colegio de mis hijos durante noviembre del segundo año de primaria de cada uno de ellos. Las epifanías en nuestras relaciones dan para otro artículo y foro, pero lo relevante en este contexto es que todo el fin de semana jugamos juntos bajo una agenda estructurada que no daba tiempo de ocio y no utilizamos dispositivo electrónico alguno. El estar aislados y enfocados uno con el otro permitió una conexión que rara vez habíamos experimentado y la cual nos hemos comprometido en repetir con cierta frecuencia. Sobra decir que la experiencia con cada uno de mis hijos fue completamente distinta.
Adicionalmente, esos fines de semana sirvieron para complementar mi experiencia utilizando el silencio como catalizador de mayor productividad y eje de mi planeación personal y profesional. Recuerdo bien todos los beneficios de esas experiencias con mis hijos, y desgraciadamente en meses recientes no he aprovechado esa modalidad del "aislamiento" en mi vida. A través de este artículo quiero compartir contigo cómo me ha ayudado el silencio y comprometerme conmigo mismo a recuperarlo, ahora que trabajo sobre desafíos nuevos en Octhopus y mi vida.
Del escritorio del pulpo
Soy un lector e investigador muy lento pero mi asistente virtual h2o me educó sobre ideas actuales acerca del silencio en relación con la productividad y las conexiones personales. Mi visión sobre el silencio es un poco distinta a algunos temas que encontramos ya que veo una jerarquía desde lo más sencillo y casual hasta un silencio complejo y profundo. Trataré de incorporar un poco de esta investigación al artículo. Así te puedo dejar referencia a textos de personas expertas sobre el tema, así como mi perspectiva personal.
Primero, definamos qué es el silencio y los efectos que causa en nosotros. Aunque este post está a favor de él, es importante que también exploremos su lado oscuro. Un diccionario nos indicaría que el silencio es la ausencia de sonido o ruido, así como la falta de noticias que nos actualicen sobre un tema. Si empujamos a más definiciones, incluso puede acercarse al concepto de aislamiento.
En la lectura "La elegancia del Silencio", me llamó la atención su exploración de cómo estar callados nos pone cara-a-cara con nuestro mayor enemigo: nosotros, nuestra mente de “mono platicador”. Si no controlamos ese espacio, ahí escuchamos crítica por perdernos en sueños que después usamos para medir nuestras vidas. Regresamos ahí a nuestros errores, pero también podemos pensar en qué sigue... Un silencio absoluto se debería alejar de eso y enfocar en la tarea en la que estamos. Me gusta una frase: "El Silencio es elegante y majestuoso. Tan simple y tan elemental que hemos perdido la capacidad de encontrarlo."
Un artículo en UPSOCL explora las 10 razones más importantes para tener silencio en la vida (además de descanso y soledad):
- Evitan el agotamiento,
- Aumentan tu sensibilidad,
- Disuelven los problemas de mañana,
- Mejoran la memoria,
- Fortalecen la intención y la acción,
- Incrementan la conciencia de uno mismo,
- Hacen crecer a tu cerebro,
- Te dan momentos “Eureka”,
- Ayudan a dominar la incomodidad, y
- Te limpian emocionalmente.
En mi opinión, algo esencial del silencio es que puede detonar el enfoque, el cual es crítico para ciertas tareas y la productividad individual. En artículos anteriores hemos hablado de ese enfoque, incluso ligando con técnicas como Pomodoro. Autores como Chris Edgar hablan sobre cómo el silencio puede ayudar a la productividad, al evitar que procrastinemos.
Es por lo anterior que en un entorno profesional, el silencio tiene el valor de encaminarnos a productos finales y hacernos más productivos. Dependiendo de cómo lo usamos, puede tener impacto en nuestras contribuciones individuales, en las de nuestros equipos o ir más allá y definir relaciones. Yo identifico ejemplos en estos tres entornos. El artículo "Productividad en la Empresa: El Valor del Silencio" habla de que el ruido acaba con nuestra energía y afecta nuestro estado de ánimo. Crear silencio para nosotros contrarresta esos efectos.
Mis 3 tipos de silencio
Personalmente, yo veo tres diferentes niveles de silencio, de menor a mayor complejidad. Primero, está el silencio “táctico”, el que más conocemos. Consiste en un aislamiento de los ruidos y las distracciones a nuestro alrededor, y el hacerlo con éxito tiene un impacto directo en nuestra creatividad y productividad. Un segundo nivel es el “estratégico”, que yo encuentro al aislarme de las preocupaciones diarias/ rutinarias. En esos momentos, puedo planear lo que viene en mi vida y mi trabajo, o anticiparme a problemas. El tercer nivel que considero, y que experimenté en el campamento, es el “espiritual”. Este tipo de silencio se basa en una conexión libre de ruido (de todo tipo) con otra persona, la naturaleza o con aquello que debemos interactuar en un nivel de consciencia enaltecido. A continuación exploraré cada uno y cómo intento practicarlos.
1. El silencio “táctico” que lleva a la productividad
En mi mente, hay un nivel básico para aplicar el silencio y es el aislamiento al leer, descansar o trabajar, eliminando cualquier distracción. Este “silencio” no solamente es auditivo, aplica para todos los sentidos. El estar en un ambiente de trabajo donde se contengan las interrupciones auditivas, visuales e incluso olfativas hace que alcancemos un mejor nivel de concentración y enfoque.
Hay diversos estudios que hablan de los impactos negativos de las interrupciones en el trabajo. Betzabeth Romero en su artículo sobre el tema menciona que se pierde más del 66% de la productividad a través de ruidos accidentales en la oficina. Se puntualiza en el texto que "El ruido es malo para su salud, su cordura y los negocios".
El silencio va de la mano de la privacidad y lo importante en un ambiente profesional moderno es encontrar el balance entre intimidad para el trabajador y colaboración. Existen discusiones en la actualidad que contraponen los espacios de trabajo abiertos y de alta colaboración con oficinas que priorizan el silencio. Un artículo que leí reproduce una frase emitida por la OMS: “el rendimiento cognitivo se deteriora sustancialmente, en particular en aquellas tareas más complejas, como la lectura, la atención, la solución de problemas y la memorización. También puede actuar como estímulo de distracción. En particular, el ruido súbito puede producir un efecto desestabilizante, como resultado de una respuesta ante una alarma”. Sin embargo, un total silencio tampoco parece ser la solución y el artículo incluso menciona el uso de ruido blanco en ciertos lugares de trabajo.
Me parece que lo importante es aprender a utilizar el silencio y crear ambientes productivos sin importar el entorno. El blog de David Torné habla sobre el uso frecuente del silencio para mayor enfoque. Enfatiza cómo lograrlo en el espacio físico (p.ej., mamparas que absorban el ruido) y en la rutina (p.ej., reservar períodos de silencio).
Existen maneras de hacer que nuestro entorno propicie la concentración, a pesar de los obstáculos que tengamos (yo sé que no toda oficina se presta al silencio). En otros artículos hablamos (y hablaremos) más sobre el enfoque y cómo lograrlo, incluyendo la técnica Pomodoro (trabajo enfocado de 50 minutos con 10 de descanso). Esta metodología ayuda a lograr mayor avance en pocas horas en comparación a todo un día laboral con interrupciones. Un elemento clave para lograr esa productividad es dejar fuera cualquier interrupción. Esto se logra a través del silencio, ya sea en un espacio de trabajo aislado con el uso de audífonos (con ruido blanco o con música que propicie el enfoque), o trabajando en un lugar distinto (que nos permita desaparecer cualquier distracción). Si nos enfocamos de esta manera, nuestro cerebro tendrá ideas más creativas y podrá encontrar soluciones innovadoras.
2. El silencio "estratégico" que nos saca de la rutina
Esta sección, más aún que el resto de ellas, enfatiza mi punto de vista como persona con energía introvertida. Es decir, yo ideo si estoy en silencio, solo. Es importante para quienes tienen energía extrovertida que evalúen cuál es la mejor manera de utilizar el silencio, ya que mucha de su inspiración viene de la interacción con otros. En fin, el punto es que para mí el silencio es el origen de estrategias claras, estando yo alejado del ruido.
Con frecuencia el día nos jala a actividades y preocupaciones que no nos permiten ver las cosas de una manera distinta. Aunque sea una vez a la semana, es importante que salgas de la rutina, recuperes parte de ese tiempo y lo dediques a planear lo que quieres que sea distinto en tu vida, trabajo o negocio. De vez en cuando es importante que te aísles del mundo (pero tampoco te hagas un ermitaño) y te enfoques no en los problemas actuales sino en lo que lo rodea y la mejor manera para solucionarlo.
Lo que mencioné en el párrafo anterior tiene aún mejores resultados si puedes pensar en el futuro. El silencio al planear te permite evaluar la situación en la que estás, e idear nuevas maneras de verla. Es un importante origen de creatividad, tanto profesional como personal. La reflexión en silencio te puede ayudar a anticipar lo que podría salir mal. Piensa en este proceso como una máquina en el tiempo que te permite evaluar distintos escenarios al evaluar y planear lo que va a ocurrir. Omar Carreño menciona que en ese tiempo de reflexión llegan ideas que en otros momentos no lo harían. Me gusta cuando menciona que "la productividad puede gestarse como parte de un proceso de crecimiento personal".
Para lograr este tipo de silencio y capturar sus beneficios, a mí me funciona apartar momentos sin interrupciones en los que me alejo de mi entorno de trabajo tradicional. En estos momentos, escribo este artículo en una cafetería, con música para concentrarme, con audífonos que cubren el ruido que me rodea. En otra referencia que mi asistente y yo exploramos, se menciona el programar periodos de silencio, ir a un área privada e incluso ofrecer al equipo la opción de trabajar fuera de la oficina. En el caso de Octhopus, podemos aprovechar la flexibilidad que tenemos y trabajar en línea desde el ambiente más propicio.
3. El silencio "espiritual" que detona la consciencia a conectar
En esta sección, llegamos a un silencio que sirve para desconectarnos del mundo y escuchar a quienes queremos con toda atención. Para mí, el mejor ejemplo de esto ya lo mencioné anteriormente y tiene que ver con mi vida personal. En el campamento al que fui con mis hijos, tuve la oportunidad de estar con ellos jugando con interacción todo el tiempo, estando prohibidos el teléfono móvil y cualquier otra “conexión”. Aunque no todo fue positivo (ambos fueron una verdadera montaña rusa de emociones al explorar mi percepción sobre el tipo de papá que soy), hubo muchos momentos mágicos donde conectamos a un nivel que no logramos en la rutina diaria. Toda nuestra atención estaba el uno con el otro, y sobre nuestra relación. ¡El desconectarnos nos ayudó a conectarnos y descubrir nuevas facetas de nosotros!
La tecnología está cambiando en maneras extremas nuestro mundo y cómo nos relacionamos con él y entre nosotros. Estos efectos son tanto positivos como negativos. Sabemos que la tecnología impacta a nuestra familia. Un artículo explora cómo detectar si existe un impacto, si estamos afectando nuestras relaciones. Pensemos en esos casos tan evidentes y que aún así no podemos evitar. Hoy mismo por la mañana, mi esposa me llamó la atención por usar el celular cuando hablábamos. ¿Qué efecto tiene una acción como esa en nuestros amigos, nuestras parejas, nuestros hijos?
Hace poco vi la película "Screenagers", que habla de la tendencia explorada en uno de los artículos que leímos. En mi hogar, dominada por la tecnología y casa de dos emprendedores, lograr este "silencio que conecta" es todo un reto que no hemos resuelto. Dejemos las pantallas y conectemos con nuestros seres queridos.
Cómo pulpo en el agua, tu “How to”
Vive y crece en el silencio
A continuación exploro algunas recomendaciones de autores expertos sobre cómo apalancar el silencio para productividad, y al final compartiré mis compromisos personales. Regresando al artículo de Betzabeth Romero, da una lista muy práctica para establecer silencio en el lugar de trabajo:
- Idealmente, la copiadora, la nevera y la máquina de café deberían tener sus propias salas;
- Lo que ves es lo que te interrumpe;
- Como alternativa a la música, los auriculares con cancelación de ruido ofrecen un filtro para los sonidos;
- Luego, están tus colegas; y
- Si todo lo demás falla, debes tener un lugar para escapar: tu casa, una cafetería o la biblioteca.
En algunos casos, se puede llegar al extremo de restringir en el área de trabajo el uso de dispositivos electrónicos por distracción, aunque yo opino que un uso responsable es siempre el mejor camino. Mis dispositivos son mis herramientas de productividad y muchas veces me inspiran. Sin embargo, el limitar el uso de demasiados emails o notificaciones, siempre me ha funcionado. Actualmente debato si deberíamos seguir avisando sobre ausencias o novedades del equipo por Slack, ya que ha dejado de ser un canal de importancia y urgencia.
Un posible camino a seguir que compartió La Vanguardia sigue una dieta digital sana, con mecanismos muy parecidos a los que usaríamos para bajar de peso. Sin embargo, otros autores recomiendan evitar el silencio y utilizar música o sonidos suaves para aumentar la productividad, en particular la clásica o la diseñada para ese fin. Más sobre este tema en la sección de cierre.
Tentáculos en acción
Mi plan y las herramientas necesarias para recuperar el silencio en mi vida
Los tres silencios tienen escalas y objetivos distintos y pueden ayudar en mayor o menor medida a distintos tipos de personas. El silencio es algo que hemos perdido en nuestra era digital. Recuperarlo nos otorga grandes beneficios porque permite ver las cosas de una manera distinta.
Llegamos ahora a mi compromiso. Desde el inicio del 2017, mi productividad se ha visto afectada, en particular mis contribuciones a Octhopus. Como ejemplo, éste es mi primer artículo para el blog en un LAAARGO tiempo, y su longitud no lo justifica. Por ello, quiero lograr más de los tres tipos de silencio a través de las siguientes acciones:
- Iniciar y acabar mi rutina diaria con momentos de meditación, donde pueda aspire a lograr un silencio "absoluto" en mi mente;
- Al llegar a la oficina, hacer por una hora las tareas que más requieren de mi inteligencia, aprovechando la energía que tengo por la mañana, el silencio "táctico";
- Bloquear 2-3 espacios a la semana de silencio "estratégico" por al menos 2 horas, para planear qué viene e imaginar el futuro de Octhopus y otras creaciones; y
- Proponer espacios trimestrales de silencio "espiritual" con mi socia, donde podamos conectar y explorar cómo hacernos crecer y con ello a Octhopus.
¡Ayúdenme como accountability partners! Entren en contacto conmigo en hugo@octhopus.com para ver cómo va mi plan o cooperen con sus técnicas en los comentarios.
El noveno tentáculo, el “bono” Octhopus
Más sobre el silencio
En esta sección, damos un paso más allá para recomendarte lecturas adicionales y videos sobre el tema del silencio.
Libros
Flow: The Psychology of Optimal Experience, Mihaly Csikszentmihalyi, Harper Perennial Modern Classics, 2008
Videos
Julian Treasure: Las 4 maneras en que el sonido nos afecta
Productivity - Music vs Silence
Perros lazarillo para usuarios de smartphone
Herramientas
Focus at Will, la herramienta con música para concentración que yo uso
Relax Melodies (gratuita)
Si quieres saber más sobre Octhopus y lo que hacemos agenda una llamada hoy.
Por: Hugo M. Bretón